{"id":890,"date":"2026-07-28T06:28:25","date_gmt":"2026-07-28T06:28:25","guid":{"rendered":"https:\/\/www.zupino.com\/uncategorized\/why-employees-keep-using-unapproved-ai-tools-at-work\/"},"modified":"2026-07-28T06:28:25","modified_gmt":"2026-07-28T06:28:25","slug":"warum-mitarbeiter-bei-der-arbeit-weiterhin-nicht-genehmigte-ki-tools-nutzen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.zupino.com\/de\/enterprise-ai\/ai-for-operations\/why-employees-keep-using-unapproved-ai-tools-at-work\/","title":{"rendered":"Warum Mitarbeiter am Arbeitsplatz weiterhin nicht genehmigte KI-Tools nutzen"},"content":{"rendered":"<figure class=\"wp-block-image size-large\">\n<img decoding=\"async\" width=\"1080\" height=\"608\" src=\"https:\/\/www.zupino.com\/wp-content\/uploads\/2026\/07\/zupino_image_20260725_f4f4f4.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-889\" srcset=\"https:\/\/www.zupino.com\/wp-content\/uploads\/2026\/07\/zupino_image_20260725_f4f4f4.jpg 1080w, https:\/\/www.zupino.com\/wp-content\/uploads\/2026\/07\/zupino_image_20260725_f4f4f4-300x169.jpg 300w, https:\/\/www.zupino.com\/wp-content\/uploads\/2026\/07\/zupino_image_20260725_f4f4f4-1024x576.jpg 1024w, https:\/\/www.zupino.com\/wp-content\/uploads\/2026\/07\/zupino_image_20260725_f4f4f4-768x432.jpg 768w, https:\/\/www.zupino.com\/wp-content\/uploads\/2026\/07\/zupino_image_20260725_f4f4f4-18x10.jpg 18w\" sizes=\"(max-width: 1080px) 100vw, 1080px\" \/>\n<figcaption><em>Foto von Vitaly Gariev (@silverkblack) auf Unsplash<\/em><\/figcaption>\n<\/figure>\n\n\n<style>body.single-post .cm-featured-image { display: none !important; }<\/style>\n\n<p data-start=\"56\" data-end=\"491\">Eine Mitarbeiterin erh\u00e4lt um 16 Uhr ein umfangreiches Dokument und muss ihren Vorgesetzten noch vor Feierabend dar\u00fcber informieren. Das Unternehmen hat eine KI-Strategie angek\u00fcndigt, doch der genehmigte KI-Assistent kann die Datei nicht verarbeiten, der Zugriff ist auf eine kleine Pilotgruppe beschr\u00e4nkt und die internen Richtlinien beschr\u00e4nken sich im Wesentlichen auf den Hinweis \u201cGeben Sie keine vertraulichen Informationen ein\u201d. Sie er\u00f6ffnet ein pers\u00f6nliches KI-Konto, entfernt die offensichtlichsten Namen und erstellt die Zusammenfassung innerhalb weniger Minuten.\u00a0Aus Sicht des Unternehmens hat sie ein Sicherheitsrisiko geschaffen. Aus ihrer Sicht hat sie das einzige Werkzeug gefunden, mit dem sie die Frist einhalten kann. Diese Spannung erkl\u00e4rt einen Gro\u00dfteil des Wachstums im Bereich der \u201eSchatten-KI\u201c: die Nutzung von KI-Diensten, die vom Arbeitgeber weder genehmigt, erworben noch \u00fcberwacht wurden. Dieses Verhalten wird oft als Compliance-Problem beschrieben, das durch unachtsame Mitarbeiter verursacht wird, doch viele Unternehmen haben die Voraussetzungen daf\u00fcr selbst geschaffen. Sie ermutigen ihre Mitarbeiter, mit KI produktiver zu werden, bieten aber gleichzeitig Tools an, die zu sp\u00e4t kommen, schlecht funktionieren oder f\u00fcr die Aufgaben, die die Mitarbeiter tats\u00e4chlich erledigen m\u00fcssen, nicht verf\u00fcgbar sind. KI-Dienste f\u00fcr Endverbraucher sind leicht zug\u00e4nglich, oft kostenlos und werden immer leistungsf\u00e4higer. Die Beschaffung durch Unternehmen, Sicherheits\u00fcberpr\u00fcfungen und die technische Integration verlaufen weitaus langsamer. Mitarbeiter warten nicht darauf, dass diese Prozesse aufholen, insbesondere wenn sie wissen, dass Kollegen und Wettbewerber die Technologie bereits nutzen. Ein Verbot mag die sichtbare Nutzung eind\u00e4mmen, ohne jedoch die Nachfrage zu beseitigen. Die Arbeit muss weiterhin erledigt werden, und der Mitarbeiter wei\u00df nach wie vor, dass es au\u00dferhalb des genehmigten Systems ein besseres Tool gibt.<\/p>\n<h2 data-section-id=\"1yjrceq\" data-start=\"1630\" data-end=\"1681\">Das offizielle Tool l\u00f6st oft das falsche Problem<\/h2><p data-start=\"1683\" data-end=\"1979\">Viele Unternehmen beginnen ihre KI-Programme damit, dass sie einen einzigen Unternehmensassistenten ausw\u00e4hlen und diesen \u00fcber eine bestehende Software-Suite zur Verf\u00fcgung stellen. Diese Entscheidung mag aus Sicherheits- und Beschaffungsgr\u00fcnden sinnvoll sein, garantiert jedoch nicht, dass das Tool die wertvollsten Anwendungsf\u00e4lle abdeckt.\u00a0Mitarbeiter m\u00fcssen m\u00f6glicherweise eine umfangreiche Tabelle analysieren, mehrere Vertr\u00e4ge vergleichen, ein Interview transkribieren, eine Pr\u00e4sentation erstellen oder mit Bildern arbeiten. Der genehmigte Assistent mag E-Mails und Besprechungsprotokolle gut bew\u00e4ltigen, schneidet jedoch bei den Aufgaben, die den gr\u00f6\u00dften Teil ihrer Zeit in Anspruch nehmen, schlecht ab. Manche Tools schr\u00e4nken die Dateigr\u00f6\u00dfe ein, haben keinen Zugriff auf relevante Systeme oder verwenden Modelle, die weniger leistungsf\u00e4hig sind als die Verbraucherprodukte, die die Mitarbeiter bereits kennen. Diese L\u00fccke wird besonders bei fortgeschrittenen Nutzern deutlich. Jemand, der gelernt hat, benutzerdefinierte Arbeitsabl\u00e4ufe zu erstellen, Dokumente \u00fcber mehrere Modelle hinweg zu analysieren oder spezialisierte Recherchetools zu nutzen, wird mit einem einfachen Unternehmens-Chatbot wahrscheinlich nicht zufrieden sein. Wenn das Unternehmen diesem Mitarbeiter eine weniger leistungsf\u00e4hige Alternative zur Verf\u00fcgung stellt und das Problem damit als gel\u00f6st betrachtet, ist eine inoffizielle Nutzung vorhersehbar. Das bedeutet nicht, dass jedes angeforderte Tool genehmigt werden sollte. Es bedeutet jedoch, dass die Auswahl nicht allein darauf basieren darf, was sich am einfachsten zentral beschaffen l\u00e4sst. Unternehmen m\u00fcssen verstehen, welche Aufgaben die Mitarbeiter zu verbessern versuchen und ob die genehmigte Technologie diese zuverl\u00e4ssig erf\u00fcllen kann. Ein genehmigtes Tool, das von den Mitarbeitern gemieden wird, ist kein erfolgreicher Einsatz. Es ist ein Beleg daf\u00fcr, dass Beschaffung und Arbeitsgestaltung voneinander abgekoppelt sind.<\/p>\n<h2 data-section-id=\"1kp3lru\" data-start=\"3240\" data-end=\"3284\">Der Zugang f\u00fcr Unternehmen erfolgt oft zu langsam<\/h2><p data-start=\"3286\" data-end=\"3539\">Produkte auf Basis k\u00fcnstlicher Intelligenz k\u00f6nnen sich innerhalb weniger Monate erheblich verbessern. Neue Modelle, Forschungsfunktionen und Agent-F\u00e4higkeiten tauchen schneller auf, als die meisten Unternehmen Vertr\u00e4ge, Datenverarbeitungsbedingungen und Sicherheitsarchitekturen pr\u00fcfen k\u00f6nnen. Dies f\u00fchrt zu einem unvermeidbaren Geschwindigkeitsunterschied. Ein Mitarbeiter kann innerhalb weniger Minuten ein pers\u00f6nliches Konto er\u00f6ffnen. Ein Unternehmen ben\u00f6tigt m\u00f6glicherweise Monate, um dasselbe Produkt zu pr\u00fcfen, Unternehmenskonditionen auszuhandeln, das Identit\u00e4tsmanagement anzubinden, Aufbewahrungsregeln festzulegen und Nutzer zu schulen. Das Problem versch\u00e4rft sich, wenn der Zugriff auf F\u00fchrungskr\u00e4fte, Innovationsteams oder ausgew\u00e4hlte Abteilungen beschr\u00e4nkt ist. Mitarbeiter in anderen Bereichen des Unternehmens stehen weiterhin unter dem gleichen Druck, schneller zu arbeiten, m\u00fcssen jedoch warten, w\u00e4hrend Kollegen an einem kontrollierten Pilotprojekt teilnehmen.\u00a0Aus Sicht der Unternehmensf\u00fchrung verringert eine schrittweise Einf\u00fchrung das Risiko. Aus Sicht der Mitarbeiter kann dies willk\u00fcrlich wirken. Einem Marketingteam wird vielleicht erkl\u00e4rt, dass KI strategisch wichtig ist, w\u00e4hrend ihm gleichzeitig ein Tool verweigert wird, das bei der morgigen Kampagne helfen w\u00fcrde. Einem Nachwuchsanalysten wird m\u00f6glicherweise die Nutzung eines \u00f6ffentlich zug\u00e4nglichen Modells untersagt, obwohl ein leitender Manager regelm\u00e4\u00dfig KI-generierte Arbeitsergebnisse vorf\u00fchrt.\u00a0Ungleicher Zugang veranlasst Mitarbeiter dazu, eigene L\u00f6sungen zu entwickeln. Manche bezahlen Abonnements aus eigener Tasche. Andere nutzen kostenlose Konten, Browser-Erweiterungen oder Anwendungen, die KI-Funktionen enthalten, ohne dass der zugrunde liegende Anbieter erkennbar ist. Bis die offizielle Einf\u00fchrung sie erreicht, ist ihr inoffizieller Arbeitsablauf m\u00f6glicherweise bereits vertrauter und besser an ihre Arbeit angepasst.<\/p>\n<h2 data-section-id=\"zx6ukv\" data-start=\"4835\" data-end=\"4878\">Regeln sind oft zu vage, um sie befolgen zu k\u00f6nnen<\/h2><p data-start=\"4880\" data-end=\"5081\">Viele Mitarbeiter wissen nicht, was die KI-Richtlinie ihres Unternehmens zul\u00e4sst. Sie haben vielleicht geh\u00f6rt, dass vertrauliche Informationen nicht in \u00f6ffentliche Tools eingegeben werden d\u00fcrfen, doch die praktischen Grenzen bleiben unklar. Wird eine Besprechungszusammenfassung vertraulich, wenn sie die Namen der Teilnehmer enth\u00e4lt? Darf ein Mitarbeiter ein anonymisiertes Kundendokument hochladen? Sind unver\u00f6ffentlichte Marketingtexte sensibel? Wie sieht es mit einer Tabelle aus, die Lieferantenpreise, aber keine personenbezogenen Daten enth\u00e4lt? Sind kostenlose Versionen verboten, w\u00e4hrend kostenpflichtige Unternehmenskonten zul\u00e4ssig sind? Eine Richtlinie, die davon abh\u00e4ngt, dass Mitarbeiter ohne Anleitung rechtliche und technische Unterscheidungen treffen, f\u00fchrt zu uneinheitlichen Entscheidungen. Einige werden KI g\u00e4nzlich meiden, selbst bei harmlosen Aufgaben. Andere werden entscheiden, dass das Entfernen eines Firmennamens jedes Dokument sicher macht.\u00a0Der Wortlaut ist oft defensiv, weil die Unternehmen selbst unsicher sind. Sie ver\u00f6ffentlichen eine allgemeine Warnung, bevor sie festlegen, welche Tools zugelassen sind, welche Datenschutzma\u00dfnahmen sie bieten und wie Mitarbeiter mit typischen Situationen umgehen sollen. Die Richtlinie sch\u00fctzt das Unternehmen auf dem Papier, bietet aber im Moment der Anwendung kaum Hilfe. Eine wirksame Anleitung ben\u00f6tigt konkrete Beispiele aus der Praxis des Unternehmens. Mitarbeiter sollten wissen, welche Kategorien von Informationen verwendet werden d\u00fcrfen, welche eine genehmigte Umgebung erfordern und welche niemals \u00fcbermittelt werden d\u00fcrfen. Au\u00dferdem ben\u00f6tigen sie einen einfachen Weg, um bei einem unbekannten Fall nachzufragen, ohne mehrere Tage auf eine Antwort warten zu m\u00fcssen. Klarheit ist wichtig, da die meisten F\u00e4lle von \u201eSchatten-KI\u201c nicht mit der Absicht beginnen, gegen die Richtlinie zu versto\u00dfen. Sie beginnen damit, dass ein Mitarbeiter unter Druck eine schnelle Entscheidung trifft.<\/p>\n<h2 data-section-id=\"1pqy1u0\" data-start=\"6509\" data-end=\"6571\">Mitarbeiter werden f\u00fcr ihre Ergebnisse belohnt, nicht f\u00fcr ihre Geduld bei der Einhaltung von Abl\u00e4ufen<\/h2><p data-start=\"6573\" data-end=\"6767\">Ein Unternehmen kann von seinen Mitarbeitern verlangen, ausschlie\u00dflich zugelassene Technologien zu nutzen, und sie gleichzeitig weiterhin anhand von Geschwindigkeit, Leistung und Reaktionsf\u00e4higkeit bewerten. Wenn der zul\u00e4ssige Prozess langsamer ist, entstehen hier Anreizkonflikte. Man denke beispielsweise an einen Berater, von dem erwartet wird, mit demselben Team mehr Kundenunterlagen zu erstellen, an einen Personalvermittler, der Hunderte von Bewerbungen bearbeiten muss, oder an einen Kommunikationsfachmann, der mehrere M\u00e4rkte in Echtzeit beobachten soll. Das Management verlangt vielleicht nicht ausdr\u00fccklich den Einsatz von KI, doch die Erwartungen an die Arbeitsleistung machen eine Form der Automatisierung zunehmend attraktiv. Der Mitarbeiter, der sich an alle Einschr\u00e4nkungen h\u00e4lt, kann weniger produktiv erscheinen als ein Kollege, der diskret nicht genehmigte Tools nutzt. Der zweite Mitarbeiter erledigt mehr Arbeit, reagiert schneller und erh\u00e4lt m\u00f6glicherweise sogar Lob f\u00fcr seine Eigeninitiative. Solange das Unternehmen nicht untersucht, wie das Ergebnis zustande gekommen ist, wird dieses inoffizielle Verhalten best\u00e4rkt.\u00a0Die Angst, den Anschluss zu verlieren, sorgt f\u00fcr zus\u00e4tzlichen Druck. Mitarbeiter sehen Vorf\u00fchrungen, in denen KI Aufgaben ausf\u00fchrt, die f\u00fcr ihre Arbeit relevant sind, und gehen davon aus, dass andere bereits davon profitieren. Einige glauben, dass das Erlernen dieser Tools notwendig ist, um ihre Karriere zu sichern \u2013 unabh\u00e4ngig davon, ob das Unternehmen formelle Schulungen anbietet.\u00a0\u201eShadow-KI\u201c spiegelt daher mehr als nur Bequemlichkeit wider. Sie kann eine Reaktion auf eine implizite Erwartung des Arbeitsmarktes sein: Den Mitarbeitern wird vermittelt, dass KI-Kompetenz unverzichtbar wird, doch es wird ihnen kein sicheres Umfeld geboten, in dem sie diese entwickeln k\u00f6nnen. Einzelne Nutzer zu bestrafen, ohne diesen Widerspruch anzugehen, wird das zugrunde liegende Verhalten wahrscheinlich nicht \u00e4ndern.<\/p>\n<h2 data-section-id=\"g48ctn\" data-start=\"8088\" data-end=\"8131\">Pers\u00f6nliche KI-Tools erscheinen oft n\u00fctzlicher<\/h2><p data-start=\"8133\" data-end=\"8411\">KI-Produkte f\u00fcr Endverbraucher sind auf eine sofortige Nutzung ausgelegt. Sie bieten einfache Benutzeroberfl\u00e4chen, schnelle Modellaktualisierungen und die Freiheit, zu experimentieren, ohne einen Business Case einreichen zu m\u00fcssen. Mitarbeiter k\u00f6nnen sie an ihren eigenen Schreibstil, wiederkehrende Aufgaben und pers\u00f6nliche Vorlieben anpassen. Unternehmenssysteme sind in der Regel standardisiert. Administratoren k\u00f6nnen Funktionen deaktivieren, Integrationen einschr\u00e4nken und den Zugriff begrenzen, um das Unternehmen zu sch\u00fctzen. Diese Kontrollen sind oft gerechtfertigt, k\u00f6nnen die Nutzung jedoch weniger flexibel machen als bei einem pers\u00f6nlichen Konto. Der Unterschied wird deutlicher, je mehr Konversationsverl\u00e4ufe, benutzerdefinierte Anweisungen und wiederverwendbare Workflows die Nutzer ansammeln. Ihr bevorzugtes Tool beginnt, wie eine individuelle Arbeitsumgebung zu funktionieren. Der Wechsel zu einer genehmigten Plattform bedeutet, diese Gewohnheiten neu aufzubauen und ein System zu akzeptieren, das m\u00f6glicherweise anders reagiert. Manche Mitarbeiter meiden das offizielle Tool auch, weil sie davon ausgehen, dass ihre Aktivit\u00e4ten \u00fcberwacht werden. Sie bef\u00fcrchten m\u00f6glicherweise, dass experimentelle Eingaben, unvollst\u00e4ndige Ideen oder Fragen, die Wissensl\u00fccken offenbaren, f\u00fcr F\u00fchrungskr\u00e4fte sichtbar sein k\u00f6nnten. Ein pers\u00f6nliches Konto vermittelt ein Gef\u00fchl von Privatsph\u00e4re, auch wenn es m\u00f6glicherweise ein gr\u00f6\u00dferes Datenrisiko birgt. Unternehmen gehen selten direkt auf diese Bedenken ein. Sie erkl\u00e4ren den Mitarbeitern, dass eine Unternehmensplattform sicherer sei, ohne jedoch zu erl\u00e4utern, wer Zugriff auf Nutzungsprotokolle hat, was \u00fcberwacht wird und wie die Informationen verwendet werden. In Ermangelung klarer Zusicherungen entscheiden sich manche Menschen f\u00fcr Bequemlichkeit und vermeintliche Privatsph\u00e4re statt f\u00fcr die Kontrolle durch das Unternehmen.<\/p>\n<h2 data-section-id=\"155xkeg\" data-start=\"9624\" data-end=\"9669\">Die Risiken gehen \u00fcber ein durchgesickertes Dokument hinaus<\/h2><p data-start=\"9671\" data-end=\"10060\">Das offensichtlichste Risiko im Zusammenhang mit Schatten-KI besteht darin, dass ein Mitarbeiter sensible Informationen in einen \u00f6ffentlichen Dienst hochl\u00e4dt. Dabei k\u00f6nnte es sich um Kundendaten, Quellcode, Vertr\u00e4ge, interne Strategien oder unver\u00f6ffentlichte Finanzergebnisse handeln. Selbst wenn der Anbieter keine Unternehmensdaten f\u00fcr das Modelltraining verwendet, fehlt dem Unternehmen m\u00f6glicherweise eine Vereinbarung, die die Speicherung, den Zugriff, die L\u00f6schung und die grenz\u00fcberschreitende Verarbeitung regelt.\u00a0Es gibt aber auch weniger offensichtliche Risiken. Ein KI-Tool kann fehlerhafte Informationen generieren, die ohne angemessene \u00dcberpr\u00fcfung in ein Kundenangebot oder einen Managementbericht gelangen. Browser-Erweiterungen k\u00f6nnen umfassenden Zugriff auf Seiten, E-Mails oder Dokumente erhalten. Eine spezialisierte Anwendung kann auf mehrere zugrunde liegende Anbieter zur\u00fcckgreifen, was es schwierig macht, festzustellen, wohin die Daten flie\u00dfen. Auch die Eigentumsverh\u00e4ltnisse an geistigem Eigentum k\u00f6nnen unklar werden, wenn Mitarbeiter Inhalte \u00fcber pers\u00f6nliche Konten erstellen, die den Nutzungsbedingungen f\u00fcr Verbraucher unterliegen. Regulierte Organisationen sehen sich zus\u00e4tzlichen Anforderungen hinsichtlich der Aufbewahrung von Unterlagen, der Erkl\u00e4rbarkeit und der menschlichen Aufsicht gegen\u00fcber. Ein Mitarbeiter kann unbeabsichtigt einen Prozess schaffen, den das Unternehmen nicht reproduzieren oder pr\u00fcfen kann. Agenten erh\u00f6hen das Risiko noch weiter. Ein Chatbot, der zur Verbesserung der Formulierung eingesetzt wird, wirkt sich auf ein einzelnes Dokument aus. Ein inoffizieller Agent, der mit E-Mail, Cloud-Speicher oder Unternehmensanwendungen verbunden ist, kann Informationen abrufen und \u00fcber mehrere Systeme hinweg Ma\u00dfnahmen ergreifen. Das Risiko verlagert sich von einer einzelnen Offenlegung hin zu einem nicht registrierten digitalen Mitarbeiter, der mit den Berechtigungen des Mitarbeiters agiert. Aus diesem Grund kann \u201eShadow-KI\u201c nicht einfach als ein weiteres nicht autorisiertes Abonnement behandelt werden. Das Tool interagiert m\u00f6glicherweise mit dem Unternehmenswissen und den Prozessen auf eine Weise, die weder der Mitarbeiter noch das Sicherheitsteam vollst\u00e4ndig versteht.<\/p>\n<h2 data-section-id=\"1av95g5\" data-start=\"11337\" data-end=\"11384\">Ein Verbot von KI kann das Problem weniger sichtbar machen<\/h2><p data-start=\"11386\" data-end=\"11597\">Ein vollst\u00e4ndiges Verbot mag in besonders sensiblen Umgebungen vor\u00fcbergehend gerechtfertigt sein, hat jedoch einen entscheidenden Nachteil: Es nimmt die M\u00f6glichkeit, Erkenntnisse dar\u00fcber zu gewinnen, wie Mitarbeiter die Technologie bereits nutzen. Bleibt die Nachfrage hoch, verlagert sich die Nutzung auf private Ger\u00e4te, private Konten und weniger sichtbare Dienste. Mitarbeiter z\u00f6gern zunehmend, \u00fcber erfolgreiche Versuche zu sprechen, da das Eingestehen solcher Aktivit\u00e4ten Konsequenzen nach sich ziehen k\u00f6nnte. Dem Unternehmen entgeht dadurch der Einblick sowohl in die Risiken als auch in den potenziellen Nutzen. Ein Verbot kann zudem den Eindruck erwecken, dass jede Nutzung von KI gleicherma\u00dfen gef\u00e4hrlich ist. Das Zusammenfassen eines \u00f6ffentlichen Berichts und das Hochladen einer vertraulichen Kundendatenbank sind keine vergleichbaren Aktivit\u00e4ten. Eine identische Behandlung erschwert die Verteidigung der Richtlinie und ermutigt Mitarbeiter, sich auf ihr eigenes Urteilsverm\u00f6gen zu verlassen. Ein praktikablerer Ansatz unterscheidet zwischen Tools, Daten und Handlungen. Risikoarme Anwendungen k\u00f6nnen unter klaren Bedingungen erlaubt werden. Sensible Aufgaben k\u00f6nnen auf Unternehmenssysteme beschr\u00e4nkt werden, w\u00e4hrend Entscheidungen mit weitreichenden Auswirkungen eine menschliche \u00dcberpr\u00fcfung erfordern. Bestimmte Anwendungen oder Datenkategorien k\u00f6nnen weiterhin verboten bleiben. Das Ziel ist eine kontrollierte Einf\u00fchrung statt uneingeschr\u00e4nkter Experimente. Mitarbeiter ben\u00f6tigen einen legitimen Weg, der einfacher zu beschreiten ist als der Umweg.<\/p>\n<h2 data-section-id=\"18shhk5\" data-start=\"12637\" data-end=\"12689\">Finden Sie zun\u00e4chst heraus, was die Leute vorhaben<\/h2><p data-start=\"12691\" data-end=\"12861\">Sicherheitsteams k\u00f6nnen zwar einen Teil des unbefugten KI-Datenverkehrs erkennen, doch eine technische Bestandsaufnahme gibt nur einen Teil des Gesamtbildes wieder. Das Unternehmen muss auch die dahinterstehenden Bed\u00fcrfnisse verstehen. Ein Mitarbeiter, der ein Transkriptionstool nutzt, m\u00f6chte m\u00f6glicherweise stundenlange manuelle Notizen vermeiden. Jemand, der Tabellenkalkulationen in einen KI-Assistenten hochl\u00e4dt, verf\u00fcgt m\u00f6glicherweise nicht \u00fcber einen zug\u00e4nglichen Datenanalysedienst. Ein Team, das einen \u00f6ffentlichen Chatbot f\u00fcr Kundenantworten nutzt, gleicht damit m\u00f6glicherweise ein veraltetes Support-System aus. Dies sind Signale, die Aufschluss \u00fcber die Arbeitsabl\u00e4ufe geben. Sie decken sich wiederholende Aufgaben, fehlende Funktionen und Prozesse auf, von denen die Mitarbeiter glauben, dass sie einfacher sein sollten. Unternehmen sollten Teams dazu einladen, zu beschreiben, wie sie KI nutzen \u2013 einschlie\u00dflich inoffizieller Experimente \u2013, ohne dabei den Eindruck einer disziplinarischen Untersuchung zu erwecken. Mitarbeiter sind eher bereit, die Wahrheit zu sagen, wenn das Ziel darin besteht, sicherere Alternativen zu entwickeln, anstatt Verst\u00f6\u00dfe aufzudecken. Die daraus resultierenden Anwendungsf\u00e4lle k\u00f6nnen hinsichtlich ihres Nutzens, der Datensensibilit\u00e4t und des operativen Risikos bewertet werden. Einige sollten eingestellt werden. Andere k\u00f6nnen auf zugelassene Tools \u00fcbertragen werden, w\u00e4hrend die vielversprechendsten einen formellen Arbeitsablauf oder die Anschaffung neuer Technologien rechtfertigen k\u00f6nnen. Dieser Ansatz verwandelt \u201eSchatten-KI\u201c in eine Quelle organisatorischer Intelligenz. Das Unternehmen erf\u00e4hrt, wo Mitarbeiter Reibungspunkte wahrnehmen, bevor es eine andere Plattform ausw\u00e4hlt, die diese m\u00f6glicherweise nicht behebt.<\/p>\n<h2 data-section-id=\"1wm3244\" data-start=\"14019\" data-end=\"14066\">Zugelassene Werkzeuge m\u00fcssen wirklich wettbewerbsf\u00e4hig sein<\/h2><p data-start=\"14068\" data-end=\"14259\">Ein sicherer Assistent ist nur dann effektiv, wenn die Mitarbeiter ihn f\u00fcr sinnvolle Aufgaben nutzen k\u00f6nnen. Das Unternehmen sollte zugelassene Tools anhand realer Aufgaben testen und nicht anhand von Anbietervorf\u00fchrungen. Kann das System die Dokumente verarbeiten, die die Mitarbeiter regelm\u00e4\u00dfig erhalten? Unterst\u00fctzt es die erforderlichen Sprachen und Dateiformate? K\u00f6nnen Nutzer Informationen aus internen Quellen abrufen, ohne diese manuell kopieren zu m\u00fcssen? Ist das Ergebnis \u00fcberzeugend genug, damit die Nutzer nicht sofort zu ihrem bevorzugten Verbraucher-Modell zur\u00fcckkehren? Keine einzelne Plattform wird alle fachlichen Anforderungen erf\u00fcllen k\u00f6nnen. Unternehmen ben\u00f6tigen m\u00f6glicherweise ein kontrolliertes Portfolio: einen allgemeinen Assistenten f\u00fcr die t\u00e4gliche Arbeit, Spezialtools f\u00fcr bestimmte Abteilungen und einen Genehmigungsweg f\u00fcr neue Dienste. Der Zugriff kann je nach Rolle und Sensibilit\u00e4t der Daten angepasst werden.\u00a0Der Prozess muss zudem schneller ablaufen als die herk\u00f6mmliche Softwarebeschaffung. Ein schlanker Bewertungsprozess kann begrenzte Tests mit nicht sensiblen Informationen erm\u00f6glichen, bevor eine umfassende Unternehmensentscheidung getroffen wird. Andernfalls werden die Mitarbeiter die Erprobung weiterhin eigenst\u00e4ndig und au\u00dferhalb jeglicher unternehmensinterner Kontrolle durchf\u00fchren. Eine wettbewerbsf\u00e4hige, genehmigte Umgebung wird zwar nicht jedes nicht autorisierte Tool beseitigen, aber sie beseitigt die h\u00e4ufigste Rechtfertigung f\u00fcr deren Nutzung.<\/p>\n<h2 data-section-id=\"kk94n0\" data-start=\"15307\" data-end=\"15358\">Schulungen sollten sich auf Entscheidungen konzentrieren, nicht auf Funktionen<\/h2><p data-start=\"15360\" data-end=\"15648\">In vielen KI-Schulungen werden Eingabeaufforderungen und Produktfunktionen demonstriert, w\u00e4hrend den Entscheidungen, vor denen Mitarbeiter in der Praxis stehen, kaum Beachtung geschenkt wird. Zu wissen, wie man eine Zusammenfassung erstellt, ist weniger wichtig als zu wissen, ob das Dokument sicher eingereicht werden kann und wie das Ergebnis \u00fcberpr\u00fcft werden muss. Schulungen sollten realistische Szenarien aus dem Unternehmen verwenden. Die Mitarbeiter k\u00f6nnen so pr\u00fcfen, welche Informationen zul\u00e4ssig sind, wie Material anonymisiert wird, wann ein Unternehmenstool erforderlich ist und welche Angaben einer unabh\u00e4ngigen \u00dcberpr\u00fcfung bed\u00fcrfen. F\u00fchrungskr\u00e4fte ben\u00f6tigen zus\u00e4tzliche Anleitung, da sie Einfluss darauf haben, ob sich Mitarbeiter unter Druck gesetzt f\u00fchlen, KI ohne angemessene Unterst\u00fctzung einzusetzen.\u00a0Das Unternehmen sollte zudem erl\u00e4utern, warum bestimmte Einschr\u00e4nkungen bestehen. Regeln lassen sich leichter befolgen, wenn die Mitarbeiter die vertraglichen, datenschutzrechtlichen und sicherheitstechnischen Konsequenzen verstehen, anstatt nur eine pauschale Warnung vor Risiken zu erhalten. Schulungen k\u00f6nnen zwar kein schlechtes Tool oder eine unbrauchbare Richtlinie kompensieren, aber sie k\u00f6nnen die gro\u00dfe Kategorie des versehentlichen Missbrauchs reduzieren. Au\u00dferdem geben sie den Mitarbeitern das Selbstvertrauen, offen \u00fcber KI zu sprechen, anstatt sie zu verheimlichen.<\/p>\n<h2 data-section-id=\"15b4pv2\" data-start=\"16442\" data-end=\"16492\">F\u00fchrungskr\u00e4fte m\u00fcssen den Anreizkonflikt l\u00f6sen<\/h2><p data-start=\"16494\" data-end=\"16713\">Mitarbeiter werden weiterhin nach Abk\u00fcrzungen suchen, wenn die Unternehmensleitung h\u00f6here Produktivit\u00e4t fordert, ohne die Mittel bereitzustellen, um diese sicher zu erreichen. F\u00fchrungskr\u00e4fte m\u00fcssen daher die Erwartungen an die tats\u00e4chlichen KI-F\u00e4higkeiten des Unternehmens anpassen. Ein Team, das auf eine genehmigte L\u00f6sung wartet, kann nicht gleichzeitig an Leistungsniveaus gemessen werden, die nur mit inoffiziellen Tools erreichbar sind. F\u00fchrungskr\u00e4fte sollten wissen, welche Systeme zur Verf\u00fcgung stehen, legitimes Experimentieren f\u00f6rdern und den Mitarbeitern Zeit einr\u00e4umen, sich damit vertraut zu machen. Au\u00dferdem m\u00fcssen sie es vermeiden, beeindruckende, durch KI erzeugte Arbeitsergebnisse zu loben, ohne zu fragen, wie mit den Unternehmensdaten umgegangen wurde. Das gleiche Prinzip gilt f\u00fcr F\u00fchrungskr\u00e4fte auf h\u00f6chster Ebene. F\u00fchrungskr\u00e4fte, die \u00f6ffentlich Verbraucher-Tools nutzen, w\u00e4hrend sie dem Rest der Belegschaft strengere Regeln auferlegen, untergraben die Glaubw\u00fcrdigkeit der Richtlinien. Verantwortungsbewusstes Verhalten muss \u00fcber alle Hierarchieebenen hinweg einheitlich sein. \u201eShadow-KI\u201c ist zum Teil ein Problem der Technologie-Governance, aber auch ein Managementproblem. Mitarbeiter interpretieren Priorit\u00e4ten eher anhand von Arbeitsaufkommen, Fristen und Belohnungen als anhand von Richtliniendokumenten.<\/p>\n<h2 data-section-id=\"17zhbw4\" data-start=\"17539\" data-end=\"17583\">Von \u201eShadow AI\u201c zum sichtbaren Experimentieren<\/h2><p data-start=\"17585\" data-end=\"17813\"><a href=\"https:\/\/www.zupino.com\/de\/generative-ki\/wenn-software-zum-kollegen-wird-wie-ki-agenten-still-und-leise-die-arbeitsweise-von-unternehmen-neu-definieren\/\">Unternehmen<\/a> Man kann die unbefugte Nutzung von KI nicht verhindern, indem man so tut, als h\u00e4tten die Mitarbeiter keinen Grund, sie nutzen zu wollen. Die Tools sind leicht zug\u00e4nglich, die Produktivit\u00e4tsvorteile k\u00f6nnen unmittelbar eintreten, und der berufliche Druck, sich mit ihnen auseinanderzusetzen, nimmt zu. Eine praktikable L\u00f6sung verbindet klare Grenzen mit glaubw\u00fcrdigen Alternativen. Mitarbeiter ben\u00f6tigen zugelassene Tools, mit denen sich reale Aufgaben bew\u00e4ltigen lassen, praktische Regeln f\u00fcr verschiedene Arten von Daten und einen schnellen Weg zum Testen neuer Anwendungen. Das Unternehmen ben\u00f6tigt Einblick in die Nutzung, die Zust\u00e4ndigkeit f\u00fcr wichtige Arbeitsabl\u00e4ufe und Schutzma\u00dfnahmen, die in einem angemessenen Verh\u00e4ltnis zu den Folgen eines Fehlers stehen.\u00a0Es wird weiterhin F\u00e4lle geben, in denen Mitarbeiter klare Regeln missachten und Informationen leichtfertig preisgeben. Diese Vorf\u00e4lle erfordern eine Rechenschaftspflicht. Sie sollten jedoch nicht den Blick auf das Gesamtbild verstellen: Weit verbreitete \u201eSchatten-KI\u201c deutet in der Regel darauf hin, dass Technologie, Richtlinien und Erwartungen der Organisation nicht aufeinander abgestimmt sind.<\/p>\n<p data-start=\"18485\" data-end=\"18746\">Ein Mitarbeiter, der ein nicht genehmigtes Tool nutzt, geht damit ein Risiko ein, doch das Unternehmen hat bereits selbst mehrere Entscheidungen getroffen \u2013 hinsichtlich Zugriff, Beschaffung, Arbeitsbelastung und Schulung. Wenn der offizielle Weg die Arbeit nicht unterst\u00fctzt, schaffen sich die Menschen einen anderen. Die effektivste KI-Governance sorgt daf\u00fcr, dass der sichere Weg so praktikabel ist, dass Mitarbeiter nicht l\u00e4nger im Verborgenen arbeiten m\u00fcssen.<\/p><br>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Angetrieben von Effizienz und Innovation greifen Mitarbeiter am Arbeitsplatz zunehmend auf nicht genehmigte KI-Tools zur\u00fcck. 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