Fünf ChatGPT-Funktionen, die die meisten Menschen immer noch nicht richtig nutzen

Die meisten Menschen erleben ChatGPT über ein leeres Nachrichtenfeld und nutzen es weiterhin so, als wäre dieses leere Feld das gesamte Produkt. Sie stellen eine Frage, fordern einen Entwurf an und verlassen die Seite, sobald die Antwort erscheint. Dieser Ansatz übersieht Funktionen, mit denen sich komplexe Themen recherchieren, Unternehmensdaten verarbeiten, Tabellenkalkulationen analysieren, ein Dokument über mehrere Überarbeitungen hinweg pflegen und wiederkehrende Berichte erstellen lassen – ohne dass der Nutzer zurückkehren muss, um denselben Befehl zu wiederholen. Der Unterschied ist nicht nur kosmetischer Natur. Diese Funktionen heben ChatGPT über die gelegentliche Textgenerierung hinaus und machen es für längere, strukturiertere professionelle Arbeit nützlich.

Nicht jede Funktion ist in jedem Abonnement oder in jedem Unternehmensarbeitsbereich verfügbar. Administratoren können den Zugriff auf verbundene Anwendungen, Automatisierungsfunktionen oder externe Recherchen einschränken, während sich Produktnamen und Benutzeroberflächen ständig weiterentwickeln. Die praktische Erkenntnis bleibt jedoch unverändert: Bevor man eine umfangreiche Aufgabe in Angriff nimmt, sollte man sich überlegen, ob ein normales Gespräch dafür der richtige Rahmen ist.

Gründliche Recherche ist für Fragen gedacht, die sich nicht mit einer einzigen Suche beantworten lassen

Die Standard-Websuche ist nützlich, wenn der Nutzer eine aktuelle Information, eine kürzlich erfolgte Ankündigung oder eine geringe Anzahl von Quellen benötigt. Die vertiefte Recherche ist für Fragen gedacht, bei denen Material aus verschiedenen Quellen verglichen, bewertet und zu einem dokumentierten Bericht zusammengestellt werden muss. Je nach Konto und verfügbaren Berechtigungen kann dabei auf das öffentliche Web, ausgewählte Websites, hochgeladene Dateien und aktivierte Anwendungen zurückgegriffen werden.

Dadurch eignet es sich besonders gut für berufliche Aufgaben, bei denen die Antwort weniger wichtig ist als die ihr zugrunde liegenden Belege. Ein Kommunikationsteam könnte damit vergleichen, wie europäische Unternehmen KI-bedingte Veränderungen in der Belegschaft erklärt haben, und dabei bestätigte Umstrukturierungen von allgemeinen Aussagen zur Produktivität unterscheiden. Ein Beschaffungsmanager könnte verschiedene Softwareanbieter hinsichtlich Preisgestaltung, Sicherheit, Integration und vertraglicher Risiken unter die Lupe nehmen. Ein Strategieteam könnte die regulatorische Behandlung eines neuen Dienstes in verschiedenen Märkten vergleichen.

Die Anfrage sollte die Forschungsfrage, den abgedeckten Zeitraum, die bevorzugten Quellen und den gewünschten Vergleich definieren. Anstatt nach “Recherchen zur KI-Regulierung” zu fragen, könnte der Nutzer ChatGPT beispielsweise bitten, die aktuellen regulatorischen Verpflichtungen zu vergleichen, die für ein KI-gestütztes Rekrutierungsprodukt in der Europäischen Union, der Schweiz und dem Vereinigten Königreich gelten, wobei nach Möglichkeit offizielle Rechtsvorschriften und Leitlinien der Aufsichtsbehörden herangezogen werden sollten. Der Bericht sollte bereits geltende Anforderungen von denen trennen, die später zu erwarten sind, und Fragen aufzeigen, die noch einer rechtlichen Beratung bedürfen.

Das Ergebnis sollte nicht als Ersatz für eine professionelle rechtliche oder wirtschaftliche Beurteilung angesehen werden. Sein Wert liegt darin, den Aufwand für die Vorrecherche zu verringern und dem Nutzer einen dokumentierten, überprüfbaren Ausgangspunkt zu bieten. Eine eingehende Recherche eignet sich weniger für eine schnelle Definition oder eine Frage, die anhand einer einzigen maßgeblichen Quelle geklärt werden kann. Die Nutzung für jede Recherche führt zu unnötiger Komplexität. Die größte Stärke dieser Methode liegt in der Synthese.

Geplante Aufgaben machen wiederkehrende Anfragen zu einer festen Routine

Viele ChatGPT-Befehle sind gar keine neuen Aufgaben. Es handelt sich um dieselbe Aufgabe, die jeden Montag, am Monatsende oder immer dann wiederholt wird, wenn ein bekanntes Ereignis bevorsteht. Mit geplanten Aufgaben können bestimmte Anfragen zu einem späteren Zeitpunkt ausgeführt oder automatisch wiederholt werden, wobei ChatGPT den Nutzer benachrichtigt, sobald das Ergebnis vorliegt.

Die naheliegendste Verwendung ist eine Erinnerung, doch die wertvolleren beruflichen Anwendungsmöglichkeiten betreffen wiederkehrende Informationsaufgaben. Ein Manager für Öffentlichkeitsarbeit könnte beispielsweise eine montagmorgendliche Zusammenfassung der wesentlichen regulatorischen Entwicklungen der vergangenen sieben Tage anfordern. Ein Kommunikationsleiter könnte eine monatliche Überprüfung der Ankündigungen von Wettbewerbern einplanen. Ein Projektleiter könnte vor jeder Berichtsfrist eine Erinnerung anfordern, einschließlich der Dokumente und Zahlen, die noch zusammengestellt werden müssen.

Die Qualität einer wiederkehrenden Aufgabe hängt von ihren Filterregeln ab. “Schick mir jeden Morgen KI-Nachrichten” führt wahrscheinlich zu einer zu großen Menge an Material. Eine präzisere Anweisung fragt nach Entwicklungen, die eine bestimmte Branche oder Region betreffen könnten, schließt routinemäßige Produkteinführungen aus und beschränkt das Ergebnis auf Meldungen mit klaren geschäftlichen Auswirkungen. Der Nutzer könnte beispielsweise um ein wöchentliches Briefing zu wichtigen europäischen Vorschriften zur KI in Unternehmen, Durchsetzungsmaßnahmen und bedeutenden Implementierungen bei Wettbewerbern bitten, wobei keine Aktualisierung erfolgen soll, wenn sich nichts Wesentliches geändert hat.

Auch geplante Arbeiten müssen regelmäßig überprüft werden. Eine einst nützliche Kurzinformation kann nach und nach an Relevanz verlieren, wenn sich die Prioritäten des Unternehmens ändern, während eine schlecht definierte Aufgabe zu einem täglichen Informationsstrom führen kann, den niemand liest. Die Automatisierung beseitigt zwar die Wiederholungen bei der Anforderung, ersetzt jedoch nicht die Notwendigkeit zu entscheiden, ob die Ergebnisse noch immer den Erhalt wert sind.

Verbundene Apps können den Unternehmenskontext in die Unterhaltung einbringen

Fachleute kopieren häufig Informationen in ChatGPT, selbst wenn das relevante Material bereits in E-Mails, Dokumentenarchiven, Projektmanagement-Tools oder anderen zugelassenen Systemen vorhanden ist. Durch verbundene Apps kann ChatGPT Informationen aus diesen Quellen suchen und darauf verweisen, vorbehaltlich der Berechtigungen des Nutzers, seines Abonnements und der Konfiguration seines Arbeitsplatzes. Einige Integrationen unterstützen nicht nur das Abrufen von Informationen, sondern auch die Ausführung von Aktionen.

Der praktische Vorteil liegt in der Zusammenfassung. Ein Manager, der sich auf eine Besprechung vorbereitet, könnte ChatGPT bitten, die relevanten Projektdokumente, aktuellen Updates und Kalenderinformationen zu prüfen und anschließend abgeschlossene Arbeiten, noch offene Entscheidungen und gefährdete Fristen zu identifizieren. Ein Berater könnte die zuletzt genehmigte Präsentation finden, ohne sich an den genauen Dateinamen erinnern zu müssen. Ein Teammitglied, das aus dem Urlaub zurückkehrt, könnte eine Zusammenfassung der wesentlichen Entwicklungen aus ausgewählten internen Quellen anfordern, anstatt jedes Update chronologisch durchzulesen.

Eine sinnvolle Anfrage sollte definieren, welche Quellen relevant sind und welche Aspekte in der Ausgabe hervorgehoben werden müssen. Beispielsweise könnte ChatGPT beauftragt werden, die verfügbaren Projektunterlagen der letzten zwei Wochen zu prüfen und bestätigte Entscheidungen, vorgeschlagene Maßnahmen, Fristen sowie Widersprüche zwischen den Dokumenten herauszuarbeiten. Die Antwort ist hilfreicher als eine allgemeine Zusammenfassung, da sie auf die Anforderungen des Managements zugeschnitten ist.

Vernetzter Zugriff bedeutet nicht uneingeschränkter Zugriff. ChatGPT sollte die mit dem Benutzer und dem Quellsystem verbundenen Berechtigungen beachten, während die Unternehmen weiterhin dafür verantwortlich sind, zu entscheiden, welche Anwendungen freigegeben werden dürfen und welche Aktionen angemessen sind. Mitarbeiter sollten nicht davon ausgehen, dass das Vorhandensein einer Integration automatisch bedeutet, dass jede Nutzung den Unternehmensrichtlinien entspricht. Die interne Abfrage ist gerade deshalb so praktisch, weil sie mit sensiblen Inhalten arbeitet; genau deshalb ist auch die Governance so wichtig.

Datenanalyse kann mehr als nur eine Tabellenkalkulation zusammenzufassen

Das Hochladen einer Tabelle und die Frage an ChatGPT, was darin enthalten ist, nutzt nur einen kleinen Teil seiner Analysefähigkeiten. ChatGPT kann strukturierte Daten auswerten, Unstimmigkeiten bereinigen, neue Felder berechnen, Trends erkennen und Tabellen oder Diagramme erstellen. Es kann zudem die durchgeführten Schritte erläutern, wodurch sich die Arbeit leichter überprüfen lässt als eine Schlussfolgerung, die ohne erkennbare Logik präsentiert wird.

Dies kann die routinemäßige Geschäftsanalyse unterstützen, ohne dass der Benutzer Code schreiben muss. Ein Marketingteam könnte die Kampagnenleistung nach Kanal und Markt vergleichen. Ein Finanzteam könnte ungewöhnliche monatliche Schwankungen erkennen. Ein Personalteam könnte die Phasen des Einstellungsprozesses und die Zeit bis zur Einstellung untersuchen, ohne unnötige personenbezogene Daten offenzulegen. Ein Projektmanager könnte geplante und tatsächliche Liefertermine über verschiedene Arbeitsstränge hinweg vergleichen.

Die Anweisung sollte die Entscheidung beschreiben, die durch die Analyse untermauert werden soll. Anstatt ChatGPT aufzufordern, “die Umsätze zu analysieren”, könnte der Nutzer das Programm bitten, das vierteljährliche Umsatzwachstum nach Regionen zu vergleichen, festzustellen, wo das Wachstum eher auf höhere Absatzmengen als auf höhere Preise zurückzuführen ist, und alle Schlussfolgerungen zu kennzeichnen, die durch fehlende Werte beeinflusst sind. Die Originalzahlen sollten neben den berechneten Ergebnissen erscheinen, ohne dass fehlende Daten geschätzt werden.

Die Datenanalyse ist besonders nützlich, um Probleme bereits vor der Erstellung einer Präsentation aufzudecken. Sie kann inkonsistente Datumsformate, doppelte Zeilen, unerklärliche Lücken oder Kategorien identifizieren, die in verschiedenen Abteilungen unterschiedlich bezeichnet wurden. Diese Probleme können wichtiger sein als das Diagramm, das der Benutzer ursprünglich erstellen wollte.

Das Ergebnis muss noch überprüft werden. Ein Modell könnte falsch interpretieren, ob eine Zahl Euro oder Tausend Euro darstellt, einen Prozentsatz als Dezimalzahl behandeln oder ein Datum falsch auswerten. Ein Fachmann sollte die Quelldatei, die Berechnungslogik und die Einheiten überprüfen, bevor das Ergebnis in einem Management- oder Kundendokument verwendet wird. ChatGPT kann die Analyse beschleunigen, sollte jedoch nicht dazu führen, dass die Herkunft einer Zahl aus dem Blickfeld gerät.

Canvas eignet sich besser für Überarbeitungen als eine endlose Kette von Neufassungen

Lange Dokumente lassen sich in einem normalen Chat oft nur schwer verwalten. Der Nutzer fordert einen Entwurf an, bittet um mehrere Änderungen und hat schließlich mehrere Versionen, die über einen langen Chat verteilt sind. Canvas bietet einen eigenen Bereich für die Erstellung und Überarbeitung längerer Texte oder Code, wobei das Arbeitsmaterial von den dazugehörigen Anweisungen im Chat getrennt bleibt.

Im geschäftlichen Schreiballtag liegt der Vorteil in der Kontrolle. Ein Nutzer kann an einem Bericht, einer Richtlinie, einem Artikel oder einer Präsentation arbeiten, ohne ChatGPT nach jeder kleinen Änderung auffordern zu müssen, das gesamte Dokument neu zu erstellen. Bestimmte Abschnitte können gekürzt, präzisiert oder neu strukturiert werden, während der Rest weiterhin sichtbar bleibt. Der Nutzer kann zwischen direkter Bearbeitung und KI-gestützter Überarbeitung wechseln, anstatt eine Abfolge vollständiger Ersetzungen hinnehmen zu müssen.

Dies ist besonders nützlich, wenn mehrere Überarbeitungsrunden zu erwarten sind. Ein Strategie-Team könnte mit einem fachlichen Entwurf beginnen, ausgewählte Abschnitte für die Mitarbeiter vereinfachen und dabei die ursprüngliche rechtliche Bedeutung beibehalten. Ein Kommunikationsfachmann könnte eine Erklärung der Geschäftsleitung Absatz für Absatz überarbeiten und dabei sicherstellen, dass spätere Änderungen keine bereits abgelehnten Formulierungen wieder einführen. Ein Berater könnte die vereinbarte Struktur beibehalten und dabei lediglich die Belege und Empfehlungen untermauern.

Canvas allein löst das Problem mangelnder Versionsdisziplin nicht. Der Nutzer muss weiterhin entscheiden, welcher Entwurf maßgeblich ist, und sollte eine genehmigte Fassung außerhalb der Arbeitsumgebung aufbewahren, sofern dies gemäß den Unternehmensrichtlinien erforderlich ist. Der Vorteil liegt darin, dass Überarbeitungen bewusster erfolgen. ChatGPT wird so zu einem Redaktionspartner, der an einem sichtbaren Dokument arbeitet, anstatt wie eine Maschine immer wieder neue Dokumente zu generieren.

Die nützlichste Funktion ist vielleicht die Auswahl des richtigen Modus

Diese Funktionen werden leicht übersehen, da ein gewöhnliches Gespräch einen Teil dessen nachahmen kann, was jede einzelne von ihnen leistet. Es kann eine Schnellsuche durchführen, den Nutzer während des laufenden Gesprächs daran erinnern, eingefügte Zahlen analysieren und ein kurzes Dokument überarbeiten. Die Grenzen werden sichtbar, wenn der Auftrag umfangreicher wird: Die Recherche erfordert mehrere Quellen, die Aufgabe muss wiederholt werden, der Unternehmenskontext liegt an anderer Stelle, die Tabellenkalkulation erfordert echte Berechnungen oder das Dokument muss nachhaltig bearbeitet werden.

Ein professioneller Arbeitsablauf beginnt damit, die Funktion an die jeweilige Aufgabe anzupassen. Nutzen Sie den normalen Chat für eine gezielte Frage oder eine erste Besprechung. Nutzen Sie die eingehende Recherche, wenn der Auftrag Belege aus mehreren Quellen erfordert. Nutzen Sie geplante Aufgaben für Arbeiten, die ohne neue Anfrage wiederholt werden sollen. Nutzen Sie verknüpfte Apps, wenn der relevante Kontext bereits in genehmigten Systemen vorhanden ist. Nutzen Sie die Datenanalyse, wenn die Antwort eher von einer Datei als von Text abhängt. Nutzen Sie „Canvas“, wenn ein umfangreiches Dokument mehrere Überarbeitungsrunden durchlaufen wird.

Das Tool sollte den Prozess nicht allein aufgrund der Verfügbarkeit einer Funktion vorgeben. Ein wiederkehrendes Briefing benötigt nach wie vor eine definierte Zielgruppe. Eine vernetzte Anwendung erfordert weiterhin eine Berechtigung. Ein Diagramm muss nach wie vor die richtige Einheit aufweisen. Ein Forschungsbericht muss weiterhin überprüft werden. Die Funktionen beseitigen Hindernisse, doch die Entscheidung liegt weiterhin beim Nutzer.

Die meisten Menschen müssen nicht alle Funktionen von ChatGPT nutzen. Sie sollten erkennen, wann das leere Chatfeld unnötigen Aufwand verursacht. Sobald eine Aufgabe einen bestimmten Zeitrahmen, mehrere Quellen, einen internen Kontext oder sich wiederholende Schritte umfasst, kann eine spezialisiertere Funktion mit weniger Nachbearbeitung zu einem besseren Ergebnis führen. Die verborgene Chance ist kein Geheimbefehl. Es geht darum, zu lernen, ChatGPT als eine Reihe von Arbeitsumgebungen zu betrachten und nicht als einen einzigen Ort, an dem man Fragen stellen kann.

Hinweis zur Recherche: Die aktuellen Funktionsbeschreibungen wurden anhand der offiziellen Leitlinien von OpenAI zu den Themen „Deep Research“, „geplante Aufgaben“, „Apps“, „Datenanalyse“ und „Canvas“ überprüft. Die Verfügbarkeit kann je nach Tarif, Region und Arbeitsbereichseinstellungen variieren.