Was passiert mit den Dateien, die Sie bei ChatGPT hochladen?

Das Hochladen eines Dokuments bei ChatGPT ist mittlerweile fast so selbstverständlich geworden wie das Anhängen eines Dokuments an eine E-Mail. Ein Vertrag wird zur Zusammenfassung eingereicht, eine Tabelle zur Analyse, ein Lebenslauf zur Überarbeitung oder eine Präsentation zur strukturellen Optimierung. Das Ergebnis liegt innerhalb von Sekunden vor, wodurch man leicht den weitreichenderen Schritt übersieht: Eine Kopie der Datei hat Ihren Computer verlassen und ist in das System eines anderen Unternehmens gelangt.

Das bedeutet nicht, dass das Hochladen von Dateien auf ChatGPT grundsätzlich unsicher ist. Es bedeutet jedoch, dass Nutzer wissen sollten, wo ihre Dokumente gespeichert werden, ob sie möglicherweise zur Verbesserung von KI-Modellen verwendet werden, wie sie diese entfernen können und warum ein privates ChatGPT-Abonnement nicht automatisch für vertrauliche Geschäftsunterlagen geeignet ist.

In der gesamten Technologiebranche wird bereits darüber diskutiert, wer die Kontrolle über die Daten hat, von denen KI-Unternehmen abhängig sind. Das Aufkommen leistungsstarker Modelle, die Unternehmen auf ihrer eigenen Infrastruktur betreiben können, hat diesen Wettstreit noch verschärft, da die Kontrolle über Daten zunehmend auch die Kontrolle über Produkte, Fachwissen und den kommerziellen Wert bestimmt. Für den einzelnen Nutzer ist das unmittelbare Problem jedoch weniger abstrakt: Was genau passiert, nachdem man auf den Upload-Button geklickt hat?

Ihre Datei bleibt möglicherweise auch nach Beendigung des Gesprächs verfügbar

ChatGPT behandelt ein hochgeladenes Dokument nicht als vorübergehende visuelle Referenz. Es verarbeitet die Datei so, dass das Modell Fragen zu deren Inhalt beantworten, Abschnitte vergleichen, Informationen extrahieren oder daraus neues Material erstellen kann.

Bei vielen Privat- und Geschäftskonten werden hochgeladene und erstellte Dateien nun auch in der Bibliothek von ChatGPT gespeichert. Dadurch stehen sie für die Wiederverwendung in verschiedenen Unterhaltungen zur Verfügung, ohne dass ein erneuter Upload erforderlich ist. Dokumente, Tabellen, Präsentationen und Bilder bleiben somit mit dem Konto verknüpft, bis der Nutzer sie entfernt.

Wichtig ist, dass Chats und Bibliotheksdateien getrennt verwaltet werden können. Das Löschen der Unterhaltung, in der ein Dokument ursprünglich hochgeladen wurde, führt nicht zwangsläufig zum Löschen der in der Bibliothek gespeicherten Kopie. Nutzer, die ein Dokument entfernen möchten, sollten sowohl den ursprünglichen Chat als auch die Bibliothek überprüfen, anstatt davon auszugehen, dass das Löschen des Chatverlaufs bereits ausreicht. OpenAI gibt an, dass gelöschte Bibliotheksdateien in der Regel innerhalb von 30 Tagen endgültig aus den Systemen gelöscht werden, vorbehaltlich begrenzter Ausnahmen aus Sicherheits-, rechtlichen und Anonymisierungsgründen.

Das Archivieren funktioniert wiederum anders. Dabei wird eine Unterhaltung lediglich aus der Hauptseitenleiste ausgeblendet; der Dienst wird nicht angewiesen, die Unterhaltung oder deren Inhalte zu löschen.

Diese Unterscheidung ist von Bedeutung, wenn das hochgeladene Material ein altes Kundenangebot, einen Jahresabschluss oder ein Dokument enthält, das eigentlich nur einmal analysiert werden sollte. Die Bequemlichkeit fördert die Anhäufung von Daten, und Nutzer haben möglicherweise deutlich mehr in ihren KI-Konten gespeichert, als ihnen bewusst ist.

Kann Ihr Dokument zum Trainieren von ChatGPT verwendet werden?

Die Antwort hängt in erster Linie von der Art des Kontos und dessen Dateneinstellungen ab.

Bei privaten ChatGPT-Tarifen, darunter „Free“, „Plus“ und „Pro“, kann OpenAI Gespräche und hochgeladene Inhalte zur Verbesserung seiner Modelle verwenden, sofern die Einstellung zur Modellverbesserung für das Konto aktiviert ist. Zu den betreffenden Inhalten können Eingabeaufforderungen, Antworten, Bilder und Dateien gehören.

Benutzer können sich abmelden, indem sie Einstellungen, Auswahl von Datensteuerelemente und das Ausschalten Das Modell für alle verbessern. Neue Unterhaltungen bleiben dann zwar im Verlauf des Nutzers erhalten, werden jedoch nicht für das Modelltraining verwendet. Das Deaktivieren des Trainings ist nicht mit dem Löschen bestehender Chats oder Dateien gleichzusetzen; es ändert lediglich die Art und Weise, wie zukünftige Inhalte verwendet werden, anstatt bereits gespeicherte Inhalte automatisch zu löschen.

ChatGPT Business, Enterprise und Edu arbeiten mit unterschiedlichen Standardeinstellungen. OpenAI gibt an, dass Eingaben und Ausgaben dieser Geschäftsprodukte nicht zum Trainieren seiner Modelle verwendet werden, es sei denn, eine Organisation stimmt dem ausdrücklich zu. Diese Unterscheidung ist ein Grund dafür, warum ein vom Unternehmen genehmigter Arbeitsbereich vorzuziehen ist, anstatt dass Mitarbeiter interne Inhalte in ihre privaten ChatGPT-Konten hochladen.

Ein kostenpflichtiges Privatabonnement sollte nicht mit einer Unternehmensumgebung verwechselt werden. ChatGPT Plus und Pro bieten zwar zusätzliche Funktionen und Nutzungsmöglichkeiten, es handelt sich jedoch weiterhin um Privatkunden-Tarife mit den entsprechenden Dateneinstellungen für Privatkunden. Die Bezahlung eines Einzelkontos führt an sich noch nicht zum Abschluss einer Vertraulichkeitsvereinbarung für Unternehmen oder zur Einführung einer organisationsweiten Aufbewahrungsrichtlinie.

„Temporary Chat“ spart Speicherplatz, ist jedoch kein vertraulicher Speicherort.

Bei einmaligen Anfragen hinterlässt „Temporary Chat“ weniger Datenspuren. Vorübergehende Unterhaltungen erscheinen nicht im Chatverlauf, es werden keine „Erinnerungen“ erstellt und sie werden nicht zum Trainieren der OpenAI-Modelle verwendet. Laut OpenAI werden sie innerhalb von 30 Tagen automatisch aus den Systemen gelöscht und können während dieses Zeitraums zur Überwachung auf Missbrauch überprüft werden.

Dateien, die im temporären Chat hochgeladen werden, werden nicht in der Bibliothek des Benutzers gespeichert. Daher eignet sich dieser Modus besonders dann, wenn ein Benutzer nicht möchte, dass ein Dokument Teil der dauerhaften Arbeitssammlung des Kontos wird.

Der Begriff “vorübergehend” sollte jedoch wörtlich verstanden werden und nicht als Synonym für „geheim“. Der Inhalt muss weiterhin übertragen und verarbeitet werden, und es kann dennoch zu einer vorübergehenden Speicherung kommen. Ein Dokument, das die kontrollierten Systeme eines Arbeitgebers niemals verlassen sollte, darf nicht allein deshalb hochgeladen werden, weil die Option „Vorübergehender Chat“ ausgewählt wurde.

An der Entwicklung eines maßgeschneiderten GPT kann ein anderes Unternehmen beteiligt sein.

ChatGPT ist nicht mehr nur eine einzelne, geschlossene Schnittstelle. Benutzerdefinierte GPTs können Anweisungen, hochgeladenes Wissen und Verknüpfungen zu externen Diensten enthalten. Manche nutzen Apps oder Aktionen, um Informationen abzurufen, Datensätze zu erstellen oder Daten an eine andere Plattform zu senden.

Der Entwickler eines benutzerdefinierten GPT kann nicht einfach jede private Unterhaltung öffnen und lesen, die Nutzer mit ihm führen. Dadurch wird das Risiko einer Weitergabe an Dritte jedoch nicht ausgeschlossen. Wenn ein GPT eine externe API oder App nutzt, können relevante Teile der Nutzereingaben an diesen Dienst übermittelt werden. Der Empfänger behandelt die Informationen dann gemäß seiner eigenen Datenschutzerklärung, seinen Sicherheitsvorkehrungen und seinen Aufbewahrungsrichtlinien.

Bevor Sie eine Datei in einen im GPT Store gefundenen GPT hochladen, prüfen Sie, ob dieser externe Aktionen nutzt. Überlegen Sie, welche Informationen die Aktion benötigt, welches Unternehmen diese erhält und ob das Dokument Inhalte enthält, die nicht an Dritte weitergegeben werden dürfen.

Die gleiche Vorsicht gilt für verbundene Dienste wie Cloud-Speicher, E-Mail, Kalender und Arbeitsplatzplattformen. Durch Integrationen kann ChatGPT erheblich nützlicher werden, da der Nutzer nicht mehr jede Datei manuell hochladen muss. Außerdem erweitern sie die Menge an Informationen, auf die das System zugreifen kann. Bestehende Berechtigungen spielen nach wie vor eine Rolle, doch sollte eine Verbindung eher als Entscheidung über den Datenzugriff denn als einfache Produktivitätseinstellung betrachtet werden.

Gemeinsam genutzte Projekte beeinflussen, wer das Material sehen kann

Projekte ermöglichen es den Nutzern, zusammenhängende Chats, Anweisungen und Dateien an einem Ort zu bündeln. Sie sind besonders nützlich für langfristige Forschungs-, Schreib- und Analyseprojekte, da ChatGPT auf den gesammelten Kontext zurückgreifen kann.

Sobald ein Projekt jedoch freigegeben wird, ist es kein vollständig privater Arbeitsbereich mehr. Mitglieder können die hinzugefügten Dateien möglicherweise einsehen und herunterladen, während Informationen aus diesen Dateien in Antworten erscheinen können, die für andere Projektmitglieder erstellt werden. Ein Projekt, das über einen Link zu einem offenen Arbeitsbereich freigegeben wurde, ist möglicherweise auch für mehr Personen zugänglich, als vom Ersteller ursprünglich beabsichtigt war.

Bevor Sie einen Kollegen, Auftragnehmer oder externen Berater hinzufügen, sollten Sie das gesamte Projekt überprüfen und nicht nur den neuesten Chatverlauf. Ein älterer Beitrag, der bereits vor mehreren Wochen hochgeladen wurde, könnte Informationen enthalten, die für das neue Mitglied nicht sichtbar sein sollten.

Was kann man in der Regel bedenkenlos hochladen?

Eine Datei mit geringem Risiko ist eine Datei, deren Offenlegung kaum oder gar keinen Schaden verursachen würde. Beispiele hierfür sind öffentliche Berichte, bereits veröffentlichte Pressemitteilungen, allgemeine Notizen, anonymisierte Entwürfe oder Dokumente, die speziell zu Versuchszwecken erstellt wurden.

Das Risiko steigt, wenn das Dokument Informationen über identifizierbare Personen, Kunden, Mitarbeiter, Konten, Preise, Verträge oder interne Entscheidungen enthält. Das Entfernen des Namens einer Person reicht möglicherweise nicht aus, wenn diese aufgrund der verbleibenden Angaben weiterhin erkennbar ist.

Ein hilfreicher Test besteht darin, sich vorzustellen, die Datei sei an einen externen Technologieanbieter gesendet worden. Hätten Sie dann noch die Befugnis, sie offenzulegen? Würden Ihr Arbeitgeber, Ihr Kunde oder Ihr Kollege dies vernünftigerweise von Ihnen erwarten? Könnte das Dokument eine geschäftliche Position, eine rechtliche Strategie oder eine Sicherheitslücke offenbaren?

Wenn Sie sich nicht sicher sind, laden Sie das Original nicht hoch. Erstellen Sie eine gekürzte Version, die nur die für die Aufgabe erforderlichen Informationen enthält.

So müssen beispielsweise in einem Vertrag nicht unbedingt die Namen, Unterschriften, Adressen, Bankverbindungen und genauen Geschäftsbedingungen der Vertragsparteien enthalten sein, nur um den Wortlaut einer Klausel zu verbessern. Ein Lebenslauf kann oft ohne Angabe der Wohnadresse, Telefonnummer oder des Geburtsdatums bearbeitet werden. Eine Verkaufstabelle kann mit fiktiven Zahlen getestet werden, bevor der tatsächliche Datensatz in eine genehmigte Geschäftsumgebung übernommen wird.

Dokumente, bei denen besondere Vorsicht geboten ist

Kundenakten, unveröffentlichte Finanzergebnisse, juristische Korrespondenz, Krankenakten, Ausweisdokumente und Mitarbeiterdaten sollten ohne ausdrückliche Genehmigung und ohne entsprechende rechtliche und sicherheitstechnische Grundlage nicht in einem persönlichen KI-Konto abgelegt werden.

Passwörter, Authentifizierungscodes, private kryptografische Schlüssel und Informationen zur Kontowiederherstellung sollten niemals hochgeladen werden. ChatGPT benötigt weder ein gültiges Passwort, um ein Anmeldeproblem zu erklären, noch eine echte Bankkontonummer, um das Layout einer Rechnung zu korrigieren.

Auch bei Geschäftsgeheimnissen ist eine ähnliche Sorgfalt erforderlich. Die Gefahr beschränkt sich nicht darauf, ob ein Dokument für Schulungszwecke verwendet wird. Auch die Speicherung, der Zugriff auf Konten, Fehler bei der Weitergabe, externe Integrationen und die unbefugte interne Nutzung können zu einer Gefährdung führen. Ein Unternehmen kann daher das Hochladen von Dateien untersagen, selbst wenn das Modelltraining deaktiviert wurde.

Eine fünfminütige Überprüfung vor dem Hochladen

Überprüfen Sie zunächst, welches Konto Sie verwenden. Ein freigeschalteter ChatGPT Business- oder Enterprise-Arbeitsbereich unterscheidet sich wesentlich von einem privaten Plus-Konto, das mit einer privaten E-Mail-Adresse eröffnet wurde.

Als Nächstes: Überprüfung Einstellungen → Datensteuerung und entscheiden Sie, ob die Modellverbesserung in Ihrem persönlichen Konto aktiviert werden soll. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre Einstellung bereits konfiguriert ist.

Überprüfen Sie das Dokument selbst. Entfernen Sie Namen, Kontaktdaten, Unterschriften, Zugangsdaten, Kundenkennungen und irrelevante vertrauliche Abschnitte. Ein kürzerer Auszug ist in der Regel sicherer und führt oft zu einem besseren Ergebnis, da das Modell weniger ablenkendes Material erhält.

Überprüfen Sie das Ziel. Die Standard-ChatGPT-Oberfläche, ein gemeinsames Projekt und ein mit einer externen API verbundenes benutzerdefiniertes GPT erzeugen nicht denselben Informationsfluss.

Löschen Sie abschließend alles, was nicht mehr benötigt wird. Überprüfen Sie sowohl den Chat-Verlauf als auch die Bibliothek und beachten Sie dabei, dass das Löschen des einen nicht automatisch zum Löschen des anderen führt.

Am sichersten ist es oft, eine vorbereitete Kopie hochzuladen

Die wirksamste Regel besteht nicht darin, KI-Tools gänzlich zu meiden. Vielmehr sollte man aufhören, den Upload-Button als eine Art informelle Erweiterung des Desktops zu betrachten.

Erstellen Sie eine Arbeitskopie der Dokument, entfernen Sie Informationen, die das Modell nicht benötigt, und verwenden Sie ein Konto, das für die Sensibilität der Aufgabe freigegeben ist. Bei vertraulichen Arbeitsunterlagen befolgen Sie die KI-Richtlinien des Arbeitgebers und nutzen Sie die vom Unternehmen vertraglich vereinbarte Umgebung, anstatt im Namen des Unternehmens eine eigene Entscheidung zu treffen.

ChatGPT kann eine Datei bemerkenswert schnell analysieren. Die Entscheidung darüber, was die Datei enthalten soll, liegt weiterhin beim Nutzer.