Was es wirklich braucht, um eine KI-Agentur mit $100M aufzubauen: Nate Herks Leitfaden

Die erste Automatisierungsmaßnahme, die Nate Herk in seiner Darstellung zum Aufbau eines Unternehmens vorstellt, wird selten als technologischer Durchbruch dargestellt. Vielmehr geht es darum, potenzielle Kunden zu qualifizieren, ein Kundenbeziehungsmanagementsystem zu aktualisieren, einen Bericht zu erstellen oder mehrere Stunden repetitiver Verwaltungsarbeit einzusparen. Dieser scheinbare Mangel an Glamour ist ein zentraler Bestandteil des Modells.

Unternehmen mögen zwar von autonomen Agenten fasziniert sein, doch in der Regel legen sie Wert auf kürzere Reaktionszeiten, niedrigere Betriebskosten und weniger Mitarbeiter, die Informationen zwischen Systemen übertragen. Eine KI-Agentur wird erst dann wirtschaftlich sinnvoll, wenn sie sich schnell wandelnde Technologien in diese messbaren Ergebnisse umsetzt.

Herk, ein in Chicago ansässiger Unternehmer im Bereich Automatisierung und Online-Dozent, berichtet, dass er im September 2024 eine Agentur für KI-Automatisierung gegründet und neun Monate später einen monatlichen wiederkehrenden Umsatz von $100.000 erreicht habe, bevor er seine Anteile an seine Geschäftspartner verkaufte. Seitdem hat er diese Erfahrungen in Kurse, Online-Communities und einen Leitfaden für angehende Agenturinhaber umgesetzt.

Die Zahlen wurden nicht unabhängig geprüft, und der Verkaufspreis wurde nicht öffentlich bekannt gegeben. Sein Modell sollte daher eher als Schilderung eines Gründers betrachtet werden und nicht als verifizierte Fallstudie zur Leistung einer Agentur.

Trotz dieser Einschränkung spiegelt das Leitfaden eine wichtige Veränderung auf dem Markt für KI-Dienstleistungen wider. Low-Code-Plattformen und handelsübliche Sprachmodelle haben die Kosten für die Entwicklung von Prototypen gesenkt. Die schwierige Arbeit hat sich nun auf andere Bereiche verlagert: die Identifizierung eines Prozesses, dessen Änderung sich lohnt, die sichere Integration von Systemen, der Nachweis der Rentabilität und die Unterstützung der Automatisierung, sobald diese in die Produktion übergeht.

Genau hier kann eine Agentur einen Mehrwert schaffen. Und genau hier unterschätzen viele Neueinsteiger den Arbeitsaufwand.

Verkaufen Sie das Betriebsergebnis, nicht die KI

Herk vertritt den wirtschaftlich gesehen überzeugendsten Grundsatz, dass eine Agentur eher ein Ergebnis als ein Instrument verkaufen sollte.

Ein Kunde benötigt in der Regel keinen “n8n-Workflow”, keinen “KI-Agenten” und keine Anbindung an ein bestimmtes Sprachmodell um ihrer selbst willen. Möglicherweise muss er jede Verkaufsanfrage innerhalb von fünf Minuten beantworten, den Zeitaufwand für die Erstellung von Angeboten reduzieren oder verhindern, dass Kundendienstanfragen zwischen E-Mail und Ticket-System untergehen.

Diese Unterscheidung entscheidet darüber, ob aus dem Auftrag eine dauerhafte Geschäftsbeziehung entsteht oder ob es sich um eine zwar eindrucksvolle, aber für den Geschäftsbetrieb nur nebensächliche Präsentation handelt.

Ein Unternehmen, das beispielsweise einen Kundenserviceprozess bewertet, sollte die aktuellen Kosten für die Entgegennahme, Klassifizierung und Weiterleitung von Anfragen berechnen. Es sollte ermitteln, wie viele Anfragen sich wiederholen, wie oft Mitarbeiter Fehler korrigieren und welche Kosten dem Unternehmen durch verspätete Antworten entstehen. Erst dann kann es feststellen, ob sich die Einrichtung eines automatisierten Systems lohnt.

Die technologische Architektur ergibt sich aus der Problemstellung. Für manche Aufgaben ist möglicherweise ein Sprachmodell erforderlich, da die Eingaben unstrukturiert oder variabel sind. Andere lassen sich besser mit herkömmlichen Regeln, Datenbankabfragen und Anwendungsprogrammierschnittstellen bewältigen. Der Einsatz generativer KI in Fällen, in denen deterministische Software ausreichen würde, verursacht zusätzliche Kosten und führt zu Unvorhersehbarkeiten, ohne dass sich das Ergebnis zwangsläufig verbessert.

Dies ist besonders relevant, da sich der Markt von der Experimentierphase hin zu einer finanziellen Überprüfung entwickelt. Der Einsatz von KI ist weit verbreitet, doch der Anteil der Projekte, die die erwartete Rendite erzielen, ist nach wie vor deutlich geringer. Ein Unternehmen, das erkennen kann, wann KI unnötig ist, ist möglicherweise wertvoller als eines, das versucht, in jeden Arbeitsablauf einen autonomen Agenten zu integrieren.

Beginnen Sie mit einem Prozess, der sich messen lässt

Das pauschale Versprechen, “ein Unternehmen zu automatisieren”, lässt sich nur schwer verkaufen und ist gefährlich in der Umsetzung. Herks praxisorientierter Ansatz beginnt mit einzelnen Arbeitsabläufen, die einen klar identifizierbaren Verantwortlichen und quantifizierbare Kosten haben.

Die Lead-Qualifizierung ist ein gängiger Ausgangspunkt. Ein System kann Anfragen erfassen, Datensätze ergänzen, potenzielle Kunden klassifizieren und eine erste Antwort vorbereiten, bevor die Verkaufschance einem Vertriebsmitarbeiter zugewiesen wird. Das Ergebnis lässt sich anhand der Reaktionszeit, der Anzahl qualifizierter Termine, der Konversionsrate und der eingesparten Arbeitsstunden messen.

Zu den weiteren geeigneten Prozessen gehören das Extrahieren von Informationen aus Dokumenten, das Erstellen wiederkehrender Berichte, die Weiterleitung von Support-Tickets, die Aktualisierung von Kundendaten oder das Verfassen von Standardmitteilungen zur Freigabe durch einen Mitarbeiter.

Diese Aufgaben weisen mehrere Gemeinsamkeiten auf. Sie treten häufig auf, folgen einer erkennbaren Struktur und führen zu einem Ergebnis, das überprüft werden kann. Fehler lassen sich in der Regel erkennen, bevor sie schwerwiegende finanzielle oder rechtliche Folgen nach sich ziehen.

Bei einem ersten Einsatz sollten Prozesse vermieden werden, bei denen ein Modell Geld überweisen, verbindliche Verpflichtungen eingehen oder ohne Aufsicht über sensible Angelegenheiten kommunizieren kann. Eine Automatisierung mit hohem Risiko kann zu einem späteren Zeitpunkt eingeführt werden, sobald der Kunde Überwachungs-, Genehmigungs- und Eskalationsverfahren entwickelt hat.

Das Ziel eines frühen Projekts besteht nicht darin, die maximale Autonomie zu demonstrieren, die die Technologie erreichen kann. Vielmehr soll gezeigt werden, dass ein Prozess so zuverlässig verbessert werden kann, dass der Kunde bereit ist, die Zusammenarbeit auszuweiten.

Das Automatisierungsaudit ist ein eigenständiges Produkt.

Einer der wichtigsten Faktoren bei Herks Entwicklung vom Freiberufler zum Berater ist der Einsatz eines kostenpflichtigen Automatisierungs-Audits.

Die meisten Unternehmen wissen, dass ein Teil ihrer Arbeit ineffizient ist, wissen aber nicht unbedingt, welche Prozesse zuerst automatisiert werden sollten. In Interviews entstehen häufig Wunschlisten, die eher von der lautstärksten Abteilung oder der neuesten KI-Demonstration geprägt sind als von den wirtschaftlichen Auswirkungen.

Eine ordnungsgemäße Prüfung erfasst, wie Arbeitsabläufe derzeit innerhalb der Organisation verlaufen. Dabei werden die beteiligten Systeme, die Entscheidungsträger, die erforderlichen Daten sowie die Ausnahmen ermittelt, die den Standardprozess unterbrechen.

Die Agentur kann die Möglichkeiten dann nach Umfang, Arbeitskosten, technischer Machbarkeit, Risiko und erwarteter Rendite bewerten. Eine sich wiederholende Aufgabe, die von zehn Mitarbeitern ausgeführt wird, mag attraktiv erscheinen – allerdings nicht, wenn die Eingabedaten inkonsistent sind oder jeder fünfte Fall eine subjektive Beurteilung erfordert.

Die Erhebung von Gebühren für diese Analyse verändert die Beziehung. Die Agentur wird für die Diagnose des Problems bezahlt, anstatt sich ausschließlich auf einen späteren Umsetzungsauftrag zu verlassen. Der Kunde erhält einen verwertbaren Fahrplan, selbst wenn er für einen Teil der Arbeit einen anderen Anbieter wählt.

Außerdem werden potenzielle Kunden dadurch gefiltert. Ein Unternehmen, das nicht bereit ist, Daten bereitzustellen, einen Prozessverantwortlichen zu benennen oder eine Erfolgskennzahl zu definieren, wird eine erfolgreiche Produktionsbereitstellung wahrscheinlich nicht unterstützen.

Wiederkehrende Einnahmen erfordern wiederkehrende Verantwortung

Herk plädiert dafür, auf Rahmenverträge zu setzen, anstatt sich ausschließlich auf einmalige Projektgebühren zu verlassen. Die wirtschaftliche Logik liegt auf der Hand: Monatliche Verträge sorgen für besser vorhersehbare Einnahmen und steigern den Wert der Agentur.

Der Kunde braucht einen ebenso triftigen Grund, um weiterhin zu zahlen.

Eine Automatisierung ist keine statische Website, die man einfach übergeben und dann vergessen kann. Externe Anwendungen ändern ihre Schnittstellen, Anbieter von Sprachmodellen aktualisieren ihre Produkte und die Mitarbeiter des Kunden passen die Prozesse rund um das System an. Ein Workflow, der bei der Einführung noch zuverlässig funktionierte, kann versagen, wenn ein Anbieter die Authentifizierungsmethode ändert oder der Kunde ein Feld in seinem CRM-System modifiziert.

Ein gerechtfertigter Festpreis kann die Überwachung, die Reaktion auf Vorfälle, die Modellbewertung, die Kostenkontrolle, Sicherheitsupdates und die Entwicklung zusätzlicher Arbeitsabläufe umfassen. Die Agentur sollte Betriebszeiten, Fehler, Nutzung und erzielte Einsparungen melden, anstatt eine Rechnung für undefinierten “KI-Support” zu stellen.

Dieses Servicemodell ist anspruchsvoller, als es die wiederkehrenden Umsätze vermuten lassen. Es bringt Verpflichtungen mit sich, die über die normale Projektabwicklung hinausgehen, und erfordert von der Agentur, sich stets über die Architektur jedes einzelnen Kunden auf dem Laufenden zu halten. Ein kleines Unternehmen, das bei vielen Kunden maßgeschneiderte Systeme aufbaut, kann schnell eine unüberschaubare Supportlast entwickeln.

Eine Standardisierung ist daher unerlässlich. Agenturen benötigen wiederverwendbare Komponenten für Protokollierung, Freigabe, Tests und Bereitstellung, auch wenn sich die Geschäftsprozesse der einzelnen Kunden unterscheiden. Je häufiger eine Implementierung von Grund auf neu erstellt wird, desto unattraktiver wird die Wirtschaftlichkeit bei wiederkehrenden Projekten.

„No-Code“ bedeutet nicht, dass keine technische Arbeit erforderlich ist

In Herks Schulungsmaterialien werden häufig Systeme vorgestellt, die mithilfe von Plattformen wie n8n aufgebaut wurden und die es ermöglichen, Anwendungen, Datenbanken und KI-Modelle über visuelle Workflows miteinander zu verknüpfen.

Diese Tools haben die Einstiegshürde gesenkt. Ein Berater kann einen funktionsfähigen Prototyp erstellen, ohne eine komplette Softwareanwendung entwickeln zu müssen, und einem potenziellen Kunden relativ schnell ein Ergebnis präsentieren.

Die einfache Erstellung einer Demo kann den Unterschied zwischen einem Prototyp und einer Produktionsinfrastruktur verschleiern.

Ein zuverlässiger Workflow erfordert Authentifizierung, Berechtigungen, Protokollierung, Fehlerbehandlung und eine Methode zur Wiederherstellung, falls ein Dienst ausfällt. Daten müssen ordnungsgemäß gespeichert und übertragen werden. Modellausgaben müssen unter Umständen validiert werden, bevor ein anderes System darauf reagiert.

Die Agentur muss außerdem klären, wem der Workflow, die Konten und die Zugangsdaten gehören. Ein Kunde sollte nicht erst am Ende eines Auftrags feststellen, dass wesentliche Infrastrukturkomponenten an das persönliche Konto des Gründers gebunden sind oder dass nur die Agentur diese warten kann.

No-Code- und Low-Code-Plattformen reduzieren den Aufwand für individuelle Programmierarbeiten. Sie machen jedoch Systemarchitektur, Tests und Sicherheitsmaßnahmen nicht überflüssig.

Dadurch entsteht eine natürliche Aufgabenteilung innerhalb des Agenturmodells. Der Gründer übernimmt möglicherweise die Bereiche Konzeption, Vertrieb und Kundenstrategie, während erfahrene Automatisierungsingenieure für die Umsetzung und Qualitätssicherung zuständig sind. Der Versuch, den Anschein einer Ein-Mann-Agentur zu wahren, während man insgeheim auf unstrukturierte Unteraufträge zurückgreift, kann Risiken hinsichtlich der Auftragsabwicklung und der Vertraulichkeit mit sich bringen.

Fallstudien müssen einer finanziellen Prüfung standhalten

Herk stützt sich bei seinem Wachstumsmodell stark auf Inhalte: Man entwickelt eine Automatisierungslösung, erläutert sie öffentlich und nutzt die Vorführung, um potenzielle Kunden anzusprechen. Dies ist eine effektive Akquisitionsstrategie, da sie technische Arbeit in einen Beweis für die eigene Kompetenz verwandelt.

Eine aussagekräftige Fallstudie erfordert mehr als nur den Zeitaufwand für die Erstellung des Arbeitsablaufs und das berechnete Honorar.

Der Kunde sollte in der Lage sein, die bisherigen Kosten, die Implementierungskosten und die laufenden Betriebskosten zu ermitteln. Bei den Einsparungen müssen die manuelle Überprüfung, Software-Abonnements, die Modellnutzung und die Wartung berücksichtigt werden. Umsatzsteigerungen sollten von den lediglich vom System verarbeiteten Geschäftsmöglichkeiten getrennt werden.

Die Behauptung, eine Automatisierung habe “20 Stunden pro Woche eingespart”, ist nur dann aussagekräftig, wenn das Unternehmen erläutert, was mit diesen Stunden geschehen ist. Wenn die Mitarbeiter diese Zeit lediglich für andere, weniger wertschöpfende Tätigkeiten genutzt haben, unterscheidet sich der finanzielle Nutzen von der Einsparung ausgelagerter Kosten oder der Möglichkeit, das Unternehmen ohne Neueinstellungen wachsen zu lassen.

In diesem Zusammenhang muss die Agentur auch vermeiden, theoretische Lohnersparnisse so zu behandeln, als handele es sich um tatsächlich realisierte Barmittel. Eine Zeitersparnis von der Hälfte der Arbeitszeit eines Mitarbeiters führt nicht zu einer Senkung der Lohnkosten, es sei denn, das Unternehmen kann diese Kapazität produktiv anderweitig einsetzen.

Die besten Fallstudien verknüpfen Prozessverbesserungen mit einem finanziellen Mechanismus: mehr qualifizierte Leads, weniger Kundenstornierungen, geringere Ausgaben für Auftragnehmer oder kürzere Zahlungsfristen.

Inhalte können zu einem zweiten Geschäftsfeld werden

Herk’s eigener Werdegang verdeutlicht ein Merkmal des modernen Marktes für KI-Agenturen: Weiterbildung und der Aufbau einer Zielgruppe könnten wirtschaftlich genauso wichtig werden wie die Betreuung von Kunden.

Auf seiner Website, seinem YouTube-Kanal und in seinen Online-Communities vermittelt er den Nutzern, wie sie Automatisierungen erstellen und verkaufen können. Die Zielgruppe sorgt dann für Einnahmen durch kostenpflichtige Mitgliedschaften, Schulungsangebote, Sponsoring und Beratungsaufträge.

Dies ist nicht unbedingt eine Schwäche des Modells, erschwert jedoch die Bewertung der Datenlage. Die Einnahmen, die allgemein der “KI” zugeschrieben werden, können aus Agentur-Rahmenverträgen, Medien, Bildungsangeboten, Affiliate-Partnerschaften oder Beratungsleistungen stammen. Angehende Agenturgründer sollten nicht davon ausgehen, dass allein die Leistungen für Kunden zu jedem öffentlich beschriebenen Ergebnis geführt haben.

Die Bereitstellung von Inhalten kann dennoch einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil darstellen. KI-Dienste lassen sich für Käufer nur schwer bewerten, und Vertrauen entsteht oft bereits vor einem formellen Verkaufsgespräch. Ein Berater, der reale Arbeitsabläufe, Einschränkungen und Implementierungsentscheidungen erläutert, kann seine Fachkompetenz in großem Maßstab unter Beweis stellen.

Das Risiko besteht darin, dass Anreize für Inhalte eher Schnelligkeit und Neuartigkeit belohnen als langfristige Zuverlässigkeit. Ein Video kann zeigen, wie ein Agent einmal unter kontrollierten Bedingungen funktioniert. Ein Kunde benötigt jedoch, dass dieser Agent auch dann weiter funktioniert, wenn Daten unvollständig sind, ein Anbieter seine Software ändert oder das Modell eine unerwartete Reaktion erzeugt.

Die Lieferstandards der Agentur müssen daher konservativer sein als ihre Vorführungen.

Das $100-Millionen-Problem

Die in der Überschrift geäußerte Behauptung, Herk habe eine KI-Agentur mit einem Umsatz von $100 Millionen aufgebaut, lässt sich anhand der vorliegenden Beweise nicht belegen. Seinen eigenen Angaben zufolge erzielte das Unternehmen monatliche wiederkehrende Umsätze in Höhe von $100.000, was einem Jahresumsatz von $1,2 Millionen entspräche, wenn dieses Niveau ein ganzes Jahr lang beibehalten würde.

Auch diese Zahl muss im Kontext betrachtet werden. Der monatlich wiederkehrende Umsatz ist weder Gewinn noch Unternehmenswert noch der aus einem Verkauf erzielte Erlös. Der Agentur würden Kosten für Bereitstellung, Software, Auftragnehmer, Vertrieb und Support entstehen. Der Umsatz könnte sich zudem auf eine kleine Anzahl von Kunden konzentrieren, deren Weggang das Geschäft erheblich beeinträchtigen würde.

Wenn ein Dienstleistungsunternehmen diese Run Rate innerhalb von neun Monaten erreichen würde, wäre das dennoch ein bemerkenswerter geschäftlicher Fortschritt. Dies jedoch zu einem $100-Millionen-Geschäft hochzuspielen, lässt die zugrunde liegende Leistung weniger glaubwürdig erscheinen, anstatt sie noch beeindruckender zu machen.

Die wirklich übertragbare Erkenntnis ist nicht die endgültige Zahl. Es ist vielmehr der Weg von kleinen Umsetzungen hin zu kostenpflichtigen Diagnosen, größeren Projekten, wiederkehrenden Partnerschaften und schließlich zu einem auf die Zielgruppe ausgerichteten Bildungsgeschäft.

Jede Phase löst eine andere Herausforderung. Freiberufliche Projekte liefern Nachweise. Beratung schafft strategische Glaubwürdigkeit. Rahmenverträge verbessern die Umsatztransparenz. Inhalte senken die Kosten für die Kundenakquise und erschließen zusätzliche Einnahmequellen.

Werden diese Phasen übersprungen, kann es passieren, dass eine Agentur, die Unternehmenstransformationen verkauft, nicht über die erforderliche Erfolgsbilanz, die Systeme oder das Team verfügt, um diese auch tatsächlich umzusetzen.

Was Unternehmen bei einer KI-Agentur kaufen sollten

Ein Kunde sollte zunächst um eine konkrete Prozessverbesserung bitten, anstatt sich eine allgemeine Präsentation zur KI-Strategie vorlegen zu lassen.

Der Anbieter sollte in der Lage sein, den bestehenden Arbeitsablauf darzustellen, das Potenzial zu quantifizieren und zu erläutern, warum die vorgeschlagene Architektur KI an den jeweiligen Stellen einsetzt. Er sollte die erforderlichen Daten, die Entscheidungen, die weiterhin von Menschen getroffen werden müssen, sowie die Folgen eines fehlerhaften Ergebnisses aufzeigen.

In den Geschäftsbedingungen sollte zwischen der Implementierung und dem laufenden Support unterschieden werden. Eigentumsverhältnisse, Hosting, Zugangsdaten und Ausstiegsregelungen müssen vor Beginn der Arbeiten vereinbart werden. Der Kunde sollte zudem Zugriff auf die Überwachungsdaten haben und in der Lage sein, die Automatisierung auszusetzen, ohne dabei vollständig von der Agentur abhängig zu sein.

Vor allem sollte der Erfolg an eine Kennzahl geknüpft sein, die bereits vor der Entwicklung des Systems festgelegt wurde.

Herk’s Leitfaden überzeugt dort, wo er KI-Automatisierung als operative Beratung betrachtet und nicht als eine Auflistung beeindruckender Agenten. Weniger nützlich ist er hingegen, wenn Aussagen von Gründern ohne finanziellen Kontext wiederholt werden oder wenn Rapid Prototyping mit einer dauerhaften Umsetzung verwechselt wird.

Der Markt braucht keine weiteren Agenturen, die versprechen, alles zu automatisieren. Er braucht Anbieter, die bereit sind, einen Prozess so gründlich zu verstehen, dass sie ihn verbessern, das Ergebnis messen und auch nach Abschluss der Demonstration weiterhin Rechenschaft ablegen können.