Cinq fonctionnalités de ChatGPT que la plupart des gens n'utilisent toujours pas correctement

La plupart des gens sont confrontés à ChatGPT via une boîte de message vide et continuent à l'utiliser comme si cette boîte vide constituait l'intégralité du produit. Ils posent une question, demandent un brouillon et quittent l'application dès que la réponse s'affiche. Cette approche néglige des fonctionnalités permettant d’effectuer des recherches sur un sujet complexe, d’exploiter des informations d’entreprise, d’analyser des feuilles de calcul, de gérer un document au fil de plusieurs révisions et de fournir des comptes rendus réguliers sans que l’utilisateur ait à répéter la même instruction. La différence n’est pas purement superficielle. Ces fonctionnalités font évoluer ChatGPT au-delà de la simple génération ponctuelle de texte et le rendent utile pour un travail professionnel plus long et mieux structuré.

Toutes les fonctionnalités ne sont pas disponibles dans tous les abonnements ni dans tous les espaces de travail d'entreprise. Les administrateurs peuvent restreindre l'accès aux applications connectées, aux automatisations ou aux recherches externes, tandis que les noms des produits et les interfaces continuent d'évoluer. La leçon pratique à en tirer reste la même : avant de se lancer dans une tâche importante, il convient de se demander si une conversation classique constitue le cadre approprié pour celle-ci.

La recherche approfondie est destinée aux questions auxquelles une simple recherche ne permet pas de répondre

La recherche standard sur le Web est utile lorsque l'utilisateur a besoin d'une information d'actualité, d'une annonce récente ou d'un petit nombre de sources. La recherche approfondie est destinée aux questions qui nécessitent de comparer, d'évaluer et de rassembler des informations provenant de plusieurs sources afin de rédiger un rapport documenté. Elle peut s'appuyer sur le Web public, des sites Web sélectionnés, des fichiers téléchargés et des applications compatibles, en fonction du compte et des autorisations disponibles.

Cela en fait un outil particulièrement utile pour les missions professionnelles où la réponse importe moins que les éléments qui la sous-tendent. Une équipe de communication pourrait s’en servir pour comparer la manière dont les entreprises européennes ont expliqué les changements liés à l’IA au sein de leurs effectifs, en distinguant les restructurations confirmées des déclarations générales sur la productivité. Un responsable des achats pourrait évaluer plusieurs éditeurs de logiciels en fonction de leurs tarifs, de leur sécurité, de leur capacité d’intégration et des risques contractuels. Une équipe stratégique pourrait comparer le traitement réglementaire d’un nouveau service sur plusieurs marchés.

La demande doit préciser l'objet de la recherche, la période couverte, les sources privilégiées et la comparaison souhaitée. Plutôt que de demander une “ recherche sur la réglementation de l'IA ”, l'utilisateur pourrait demander à ChatGPT de comparer les obligations réglementaires actuelles applicables à un produit de recrutement utilisant l'IA au sein de l'Union européenne, en Suisse et au Royaume-Uni, en s'appuyant, dans la mesure du possible, sur la législation officielle et les recommandations des autorités de régulation. Le rapport doit distinguer les exigences déjà en vigueur de celles attendues ultérieurement et identifier les questions qui nécessitent encore un avis juridique.

Ce résultat ne doit pas être considéré comme un substitut à un avis juridique ou commercial professionnel. Son intérêt réside dans le fait qu’il allège la charge de travail liée à la recherche préliminaire et offre à l’utilisateur un point de départ documenté et vérifiable. La recherche approfondie est moins adaptée à une définition rapide ou à une question pouvant trouver une réponse dans une seule source faisant autorité. L’utiliser pour chaque recherche ajoute une complexité inutile. Son principal atout réside dans la synthèse.

Les tâches planifiées transforment les demandes récurrentes en une routine régulière

De nombreuses requêtes adressées à ChatGPT ne constituent pas du tout de nouvelles tâches. Il s'agit en réalité de la même tâche qui se répète chaque lundi, à la fin de chaque mois ou à l'approche d'un événement connu. Les tâches programmées permettent d'exécuter certaines requêtes ultérieurement ou de les répéter automatiquement, ChatGPT avertissant l'utilisateur lorsque le résultat est prêt.

L'utilisation la plus évidente est celle d'un rappel, mais les applications professionnelles les plus utiles concernent le traitement récurrent d'informations. Un responsable des affaires publiques pourrait demander un briefing le lundi matin sur les évolutions réglementaires importantes des sept derniers jours. Un directeur de la communication pourrait programmer un tour d’horizon mensuel des annonces des concurrents. Un chef de projet pourrait demander un rappel avant chaque date limite de remise de rapport, indiquant les documents et les chiffres qui doivent encore être rassemblés.

La qualité d’une tâche récurrente dépend de ses règles de filtrage. Une requête du type “ Envoie-moi chaque matin les actualités sur l’IA ” risque de générer trop d’informations. Une instruction plus précise demandera les développements susceptibles d’affecter un secteur d’activité ou une zone géographique définis, exclura les lancements de produits courants et limitera les résultats aux informations ayant une incidence commerciale claire. L’utilisateur pourrait demander un briefing hebdomadaire sur les réglementations européennes importantes en matière d’IA d’entreprise, les mesures d’application et les déploiements majeurs des concurrents, sans mise à jour s’il n’y a pas eu de changement significatif.

Les tâches planifiées doivent également faire l'objet d'un réexamen périodique. Une note d'information utile peut progressivement perdre de sa pertinence si les priorités de l'entreprise évoluent, tandis qu'une tâche mal définie peut générer un flux quotidien d'informations que personne ne lit. L'automatisation élimine la répétition liée à la demande ; elle ne supprime pas pour autant la nécessité de déterminer si le résultat vaut toujours la peine d'être reçu.

Les applications connectées peuvent intégrer le contexte de l'entreprise dans la conversation

Les professionnels copient souvent des informations dans ChatGPT, même lorsque celles-ci existent déjà dans leurs e-mails, leurs espaces de stockage de documents, leurs outils de gestion de projet ou d’autres systèmes approuvés. Les applications connectées peuvent permettre à ChatGPT de rechercher et de consulter des informations provenant de ces sources, sous réserve des autorisations accordées par l’utilisateur, de son abonnement et de la configuration de son environnement de travail. Certaines intégrations peuvent également prendre en charge des actions, et pas seulement la simple récupération d’informations.

L'avantage pratique réside dans la synthèse. Un responsable qui prépare une réunion pourrait demander à ChatGPT de passer en revue les documents de projet pertinents, les mises à jour récentes et les informations de l'agenda, puis d'identifier les tâches achevées, les décisions en suspens et les échéances menacées. Un consultant pourrait retrouver la dernière présentation validée sans avoir à se souvenir de son nom de fichier exact. Un collaborateur revenant de congé pourrait demander un résumé des évolutions importantes issues de sources internes sélectionnées, plutôt que de lire chaque mise à jour dans l’ordre chronologique.

Une demande pertinente doit préciser quelles sources sont pertinentes et ce que le résultat doit mettre en évidence. Par exemple, on pourrait demander à ChatGPT d'examiner les dossiers de projet disponibles des deux dernières semaines et de distinguer les décisions confirmées, les actions proposées, les échéances et les contradictions entre les documents. La réponse est plus utile qu'un résumé général, car elle est structurée en fonction des besoins de la direction.

Un accès connecté ne signifie pas un accès illimité. ChatGPT doit respecter les autorisations associées à l'utilisateur et au système source, tandis que les organisations restent responsables de déterminer quelles applications peuvent être activées et quelles actions sont appropriées. Les employés ne doivent pas partir du principe que la présence d’une intégration rend automatiquement toute utilisation conforme à la politique de l’entreprise. La recherche interne est pratique précisément parce qu’elle s’applique à des contextes sensibles ; c’est aussi pour cette raison que la gouvernance est essentielle.

L'analyse de données ne se limite pas à la synthèse d'un tableur

Le simple fait de télécharger une feuille de calcul et de demander à ChatGPT ce qu’elle contient ne mobilise qu’une infime partie de ses capacités d’analyse. ChatGPT est capable d’examiner des données structurées, de corriger les incohérences, de calculer de nouveaux champs, d’identifier des tendances et de créer des tableaux ou des graphiques. Il peut également expliquer les étapes suivies, ce qui facilite la vérification du travail par rapport à une conclusion présentée sans logique apparente.

Cela permet de faciliter les analyses opérationnelles courantes sans que l'utilisateur ait à écrire de code. Une équipe marketing pourrait comparer les performances des campagnes par canal et par marché. Une équipe financière pourrait identifier des fluctuations mensuelles inhabituelles. Une équipe des ressources humaines pourrait examiner les étapes du recrutement et les délais de recrutement sans divulguer d'informations personnelles superflues. Un chef de projet pourrait comparer les dates de livraison prévues et réelles entre les différents axes de travail.

L'instruction doit décrire la décision que l'analyse doit étayer. Au lieu de demander à ChatGPT d“” analyser les ventes », l'utilisateur pourrait lui demander de comparer la croissance trimestrielle du chiffre d'affaires par région, d'identifier les cas où la croissance résulte d'une augmentation des volumes plutôt que des prix, et de signaler toute conclusion influencée par des valeurs manquantes. Les chiffres d'origine doivent figurer à côté des résultats calculés, sans aucune estimation des données manquantes.

L'analyse des données s'avère particulièrement utile pour détecter les problèmes avant de réaliser une présentation. Elle permet d'identifier les formats de date incohérents, les lignes en double, les lacunes inexpliquées ou les catégories désignées différemment d'un service à l'autre. Ces problèmes peuvent s'avérer plus importants que le graphique que l'utilisateur avait initialement prévu de créer.

Le résultat doit encore être vérifié. Un modèle peut se tromper en pensant qu’un chiffre représente des euros ou des milliers d’euros, considérer un pourcentage comme une décimale ou mal interpréter une date. Un professionnel doit vérifier le fichier source, la logique de calcul et les unités avant d’utiliser le résultat dans un document de gestion ou destiné à un client. ChatGPT peut accélérer l’analyse, mais il ne doit pas faire disparaître la provenance d’un chiffre.

Canvas est plus adapté à la révision qu'une succession interminable de réécritures

Les documents volumineux sont souvent difficiles à gérer dans le cadre d'une conversation classique. L'utilisateur demande un premier jet, sollicite plusieurs modifications et se retrouve finalement avec de multiples versions dispersées dans un long fil de discussion. Canvas offre un espace dédié à l'élaboration et à la révision de textes ou de code plus longs, tout en séparant le travail proprement dit des instructions échangées dans le cadre de la conversation.

En matière de rédaction d'entreprise, l'avantage réside dans le contrôle. Un utilisateur peut travailler sur un rapport, une politique, un article ou le texte d’une présentation sans avoir à demander à ChatGPT de générer à nouveau l’intégralité du document après chaque petite modification. Des sections spécifiques peuvent être raccourcies, clarifiées ou réorganisées tandis que le reste reste visible. L’utilisateur peut alterner entre l’édition directe et la révision assistée par l’IA, au lieu d’accepter une succession de remplacements complets.

Cela s'avère particulièrement utile lorsque plusieurs cycles de révision sont prévus. Une équipe chargée de l’élaboration des politiques pourrait commencer par un projet technique, simplifier certaines sections à l’intention des employés tout en conservant le sens juridique d’origine. Un professionnel de la communication pourrait réviser une déclaration de la direction paragraphe par paragraphe, en veillant à ce que les modifications ultérieures ne réintroduisent pas des formulations déjà rejetées. Un consultant pourrait conserver la structure convenue tout en renforçant uniquement les éléments probants et les recommandations.

Canvas ne résout pas à lui seul le problème du manque de rigueur dans la gestion des versions. L'utilisateur doit toujours déterminer quelle ébauche fait autorité et conserver une version approuvée en dehors de l'environnement de travail lorsque les procédures de l'entreprise l'exigent. Son intérêt réside dans le fait qu'il rend le processus de révision plus réfléchi. ChatGPT devient ainsi un partenaire d'édition travaillant sur un document visible, plutôt qu'une machine générant sans cesse de nouveaux documents.

La fonction la plus utile est peut-être celle qui permet de choisir le bon mode

Ces fonctions passent facilement inaperçues, car une conversation classique peut reproduire en partie ce que chacune d'entre elles accomplit. Elle peut effectuer une recherche rapide, rappeler quelque chose à l'utilisateur au cours de l'échange en cours, analyser des chiffres collés et réviser un document court. Les limites apparaissent lorsque la tâche prend de l’ampleur : la recherche nécessite plusieurs sources, la tâche doit être répétée, le contexte de l’entreprise est différent, la feuille de calcul nécessite de véritables calculs ou le document doit faire l’objet d’une révision approfondie.

Un flux de travail professionnel commence par adapter la fonctionnalité à la tâche à accomplir. Utilisez le chat classique pour une question précise ou une première discussion. Recourez à la recherche approfondie lorsque la tâche nécessite des informations provenant de plusieurs sources. Utilisez les tâches planifiées pour les tâches qui doivent être répétées sans nouvelle demande. Utilisez les applications connectées lorsque le contexte pertinent existe déjà dans des systèmes approuvés. Utilisez l'analyse de données lorsque la réponse dépend d'un fichier plutôt que d'un texte. Utilisez Canvas lorsqu’un document volumineux doit faire l’objet de plusieurs cycles de révision.

L'outil ne doit pas dicter la marche à suivre simplement parce qu'une fonctionnalité est disponible. Un briefing récurrent doit tout de même s'adresser à un public bien défini. Une application connectée nécessite toujours une autorisation. Un graphique doit toujours être exprimé dans la bonne unité. Un rapport de recherche doit toujours faire l'objet d'une vérification. Les fonctions facilitent les choses, mais c'est à l'utilisateur qu'il revient de faire preuve de discernement.

La plupart des gens n’ont pas besoin d’utiliser toutes les fonctionnalités de ChatGPT. Ils doivent savoir reconnaître quand la fenêtre de discussion vide génère un surcroît de travail inutile. Dès lors qu’une tâche comporte une durée, plusieurs sources, un contexte interne ou des étapes répétitives, une fonction plus spécialisée peut produire un meilleur résultat en nécessitant moins de reconstruction. Cette opportunité cachée n’est pas une commande secrète. Il s’agit d’apprendre à considérer ChatGPT comme un ensemble d’environnements de travail plutôt que comme un simple endroit où poser des questions.

Note de recherche : les descriptions actuelles des fonctionnalités ont été vérifiées à la lumière des recommandations officielles d’OpenAI concernant la recherche approfondie, les tâches programmées, les applications, l’analyse des données et Canvas. La disponibilité peut varier en fonction du forfait, de la région et des paramètres de l’espace de travail.