So nutzen Sie ChatGPT professionell im Arbeitsalltag

Viele Fachleute nutzen ChatGPT, um Texte schneller zu erstellen. Sie geben einen Bericht, eine E-Mail oder eine Präsentation in Auftrag, erhalten einen ausgefeilten Entwurf und verwenden dann Zeit darauf, den Tonfall, sachliche Lücken und unhaltbare Annahmen zu korrigieren. Das Tool scheint produktiv, doch die schwierige Arbeit bleibt dem Nutzer überlassen. Der professionelle Einsatz beginnt erst dann, wenn ChatGPT eine klare Rolle innerhalb eines Arbeitsprozesses zugewiesen wird, anstatt es als Maschine zu behandeln, die die Aufgabe irgendwie anhand eines einzigen Satzes verstehen soll.

Der erste Schritt besteht darin, die hinter dem Dokument stehende Entscheidung zu definieren. “Erstelle eine Präsentation über unsere neue Strategie” gibt ChatGPT zwar ein Format vor, vermittelt ihm aber so gut wie kein Verständnis für die Aufgabe. Eine Managementpräsentation, die darauf abzielt, Finanzmittel zu sichern, erfordert eine andere Argumentation als eine, die darauf ausgerichtet ist, Mitarbeiter auf eine Linie zu bringen oder Kunden zu beruhigen. Die Vorgabe sollte daher erläutern, wer das Material lesen wird, was die Leser bereits wissen, welche Entscheidung getroffen werden muss und welche Einwände voraussichtlich aufkommen werden. Eine bessere Anweisung wäre, ChatGPT zu bitten, eine zehnminütige Präsentation für die Geschäftsleitung zu strukturieren, die die Zusammenlegung von drei regionalen Websites unterstützt und dabei auf Kosten, Umsetzungsrisiken und Flexibilität auf dem lokalen Markt eingeht. Das Ergebnis ist nützlicher, da es sich an der Entscheidung orientiert und nicht am Thema.

Aus demselben Grund spielt der Kontext eine wichtige Rolle. Von einem neuen Kollegen würde man nicht erwarten, dass er eine heikle interne Mitteilung verfasst, ohne zu wissen, wer davon betroffen ist, welche Fakten bestätigt sind und welche rechtlichen oder rufschädigenden Grenzen gelten. Auch ChatGPT benötigt diese Orientierung. Anstatt um eine Mitteilung zu einer Umstrukturierung zu bitten, sollte man erklären, dass die Beratungen noch im Gange sind, das Ergebnis noch nicht endgültig feststeht und die Mitarbeiter klare Informationen ohne Spekulationen benötigen. Man sollte die Zielgruppe, den Tonfall und alle Ausdrücke angeben, die das Unternehmen nicht verwenden würde. Diese Details sind wichtiger, als das Modell lediglich aufzufordern, “professionell zu klingen”.

Die sichersten Anwendungsmöglichkeiten im Unternehmenskontext basieren auf genehmigten Ausgangsmaterialien. Laden Sie die Strategie, die Richtlinie, die Tabelle, das Protokoll oder das Briefing-Dokument hoch und bitten Sie ChatGPT, den Inhalt zu analysieren. Das Programm kann Dateien vergleichen, Unstimmigkeiten identifizieren, Entscheidungen extrahieren oder aufzeigen, wo eine Behauptung nicht belegt ist. Eine sinnvolle Anweisung könnte lauten, eine Strategie mit einem Budget zu vergleichen und Prioritäten zu identifizieren, für die keine Mittel vorgesehen sind, Kosten, die ein angegebenes Ziel nicht stützen, sowie Zahlen, die in den beiden Dokumenten voneinander abweichen. Dies liefert einen größeren Mehrwert als eine Zusammenfassung, da das Material geprüft wird, anstatt es lediglich zu kürzen.

Analyse und Entwurf sollten in der Regel in getrennten Schritten erfolgen. Wenn ChatGPT direkt von rohen Notizen zu ausgefeilter Prosa übergeht, können Annahmen hinter der flüssigen Sprache untergehen. Bitten Sie das Programm zunächst, bestätigte Entscheidungen, offene Fragen, Fristen und Maßnahmen ohne Verantwortlichen herauszufiltern. Überprüfen Sie das Ergebnis, korrigieren Sie etwaige Fehlinterpretationen und fordern Sie erst dann das Protokoll oder die Zusammenfassung an. So werden Unsicherheiten sichtbar, bevor sie sich in einem offiziellen Dokument festsetzen.

Die gleiche Disziplin gilt für fehlende Informationen. ChatGPT wird oft gebeten, Antworten zu liefern, obwohl die wichtigere Aufgabe darin besteht, festzustellen, was noch nicht beantwortet werden kann. Bei der Prüfung eines Angebots kann es beispielsweise zwischen fehlenden Daten, die eine Entscheidung verhindern, und Informationen, die lediglich die Sicherheit erhöhen würden, unterscheiden. Diese Unterscheidung ist in Managementberichten, bei der Beschaffung, in der Kommunikationsplanung und bei Investitionsvorschlägen nützlich, da sie aufzeigt, wo sich die Argumentation auf Belege stützt und wo sie auf Annahmen beruht.

ChatGPT eignet sich auch gut als strukturierter Kritiker. Es kann eine Empfehlung aus der Perspektive eines skeptischen Finanzvorstands, einer Aufsichtsbehörde, eines Beschaffungsleiters oder eines Journalisten prüfen. Dies ist besonders nützlich, bevor ein Vorschlag die Geschäftsleitung erreicht. Bitten Sie das System, die Annahmen zu identifizieren, die am ehesten fehlschlagen könnten, Kosten, die möglicherweise unterschätzt wurden, oder Behauptungen, die ein kritischer Leser in Frage stellen würde. Die generierten Einwände sind nicht automatisch richtig, bieten jedoch eine zweite Perspektive, die Schwachstellen aufdecken kann, die dem ursprünglichen Verfasser nicht mehr auffallen.

Klare Vorgaben für das Ergebnis verbessern dieses noch weiter. “Fassen Sie sich kurz” lässt Raum für Interpretationen. “Schreiben Sie nicht mehr als 250 Wörter, beginnen Sie mit der Empfehlung und gehen Sie auf die Fakten, Risiken, Kosten und nächsten Schritte ein” ist präzise. “Schreiben Sie für die Geschäftsleitung” ist ebenfalls zu vage, es sei denn, das Modell weiß, was die Geschäftsleitung benötigt. Eine bessere Anweisung erklärt, dass operative Details weggelassen werden sollten, sofern sie keine Auswirkungen auf Kosten, Zeitplan, rechtliche Risiken oder Lieferrisiken haben. Wenn Sie eine Tabelle anfordern, legen Sie die Spalten und die Reihenfolge fest, in der die Informationen erscheinen sollen.

Beispiele können den Standard wirkungsvoller vermitteln als lange, theoretische Beschreibungen. Eine genehmigte Zusammenfassung, ein früherer Bericht oder eine interne Mitteilung können Aufschluss über die erwartete Satzlänge, die Terminologie und den Umgang mit Unsicherheiten geben. ChatGPT kann zunächst die Merkmale des Beispiels identifizieren und diese dann auf neues Material anwenden, ohne dessen Wortlaut zu kopieren. Bei wiederkehrenden Aufgaben kann dieser Kontext zusammen mit früheren Dokumenten, Markenrichtlinien und allgemeinen Anweisungen in einem eigenen Projekt gespeichert werden, wodurch die Notwendigkeit entfällt, in jedem Gespräch erneut denselben Auftrag zu formulieren.

Bei Zahlen ist besondere Vorsicht geboten. ChatGPT kann zwar Daten berechnen, vergleichen und strukturieren, doch eine überzeugend aussehende Tabelle ist kein Beweis dafür, dass die zugrunde liegende Interpretation korrekt ist. Der Nutzer sollte die Quelldatei aufbewahren, nach der Berechnungsmethode fragen und Daten, Währungen, Prozentsätze und Einheiten überprüfen. Fehlende Werte sollten gekennzeichnet und nicht geschätzt werden. Gleiches gilt für Marktzahlen, Rechtsansprüche und regulatorische Informationen: Wenn die Frage von aktuellen oder daraus resultierenden Fakten abhängt, muss die abschließende Überprüfung außerhalb der generierten Antwort erfolgen.

Vertraulichkeit ist Teil der professionellen Nutzung und kein separates technisches Anliegen. Mitarbeiter sollten die KI-Richtlinien ihres Unternehmens befolgen und ausschließlich genehmigte Konten und Tools verwenden. Kundendaten, unveröffentlichte Finanzergebnisse, Rechtsberatung, Mitarbeiterakten und geschäftlich sensible Pläne sollten nicht leichtfertig in eine öffentliche Schnittstelle eingegeben werden. Selbst wenn die Plattform unternehmensinterne Kontrollmechanismen bietet, benötigt das Unternehmen dennoch klare Regeln darüber, was hochgeladen werden darf, wie lange Informationen aufbewahrt werden und wer für die Überprüfung der Ergebnisse verantwortlich ist. Ein sinnvoller Grundsatz besteht darin, nur die für die Aufgabe erforderlichen Mindestinformationen bereitzustellen und Namen oder Identifikatoren zu entfernen, sofern diese nicht notwendig sind.

Die größten Fortschritte lassen sich in der Regel eher durch wiederholbare Arbeitsabläufe als durch einzelne Eingabeaufforderungen erzielen. Ein Management-Briefing kann jedes Mal nach dem gleichen Ablauf ablaufen: das Ausgangsmaterial prüfen, Fakten von Annahmen trennen, wahrscheinliche Fragen identifizieren, eine Struktur vorschlagen, das Dokument entwerfen und es anschließend auf unbegründete Behauptungen, Widersprüche und mehrdeutige Formulierungen überprüfen. ChatGPT wird umso nützlicher, je konsequenter es diesen Prozess unterstützt, anstatt aus dem Nichts eine neue Antwort zu generieren.

Eine praktische Unternehmensanweisung kann dennoch einfach sein. Teilen Sie ChatGPT mit, welche Entscheidung die Arbeit unterstützen soll, wer sie lesen wird, welche zugelassenen Quellen verwendet werden dürfen und was nicht erfunden werden darf. Bitten Sie das Modell zunächst, Fakten, Annahmen und Lücken zu identifizieren, dann die Argumentation zu prüfen und erst danach den Entwurf zu erstellen. Das reicht aus, um das Modell von einem Textgenerator in ein kontrolliertes Analysewerkzeug zu verwandeln.

Die endgültige Entscheidung liegt weiterhin beim Nutzer. ChatGPT kann zwar eine Empfehlung ausarbeiten, übernimmt jedoch keine Verantwortung für die Entscheidung. Es hat keinen vollständigen Überblick über die interne Unternehmenspolitik, rechtliche Risiken, die Unternehmensgeschichte oder die Risikobereitschaft, sofern diese Informationen nicht ausdrücklich bereitgestellt werden – und selbst dann stützt es sich nur auf eine begrenzte Darstellung der Situation. Jede Ausgabe mit weitreichenden Konsequenzen muss einer dem Risiko angemessenen Überprüfung durch einen Menschen unterzogen werden.

Bei unbedachter Nutzung kann ChatGPT auch mangelhafte Arbeit wie ein fertiges Ergebnis erscheinen lassen. Bei professioneller Nutzung kann es hingegen die Vorbereitungszeit verkürzen, Lücken aufdecken, Annahmen hinterfragen und wiederkehrende Aufgaben einheitlicher gestalten. Der Vorteil liegt nicht darin, eine besonders clevere Eingabeaufforderung zu finden. Er ergibt sich vielmehr daraus, zu wissen, welche Teile des Prozesses delegiert werden können, welche Fakten überprüft werden müssen und wo menschliches Urteilsvermögen nach wie vor unverzichtbar ist.